刚考完试 ， 领导心血来潮 ， 要求统计一下男女比例、平均分、及格人数等各项信息 。 学校一直使用专用软件登记考生资料 ， 但该软件竟没有这些统计功能 ， 暴汗 。 幸好发现这软件能把基本数据导出为文本文件 ， 我想 ， 拿到Word或Exce里或许有办法解决 。 下面是导出的文本 ， 如图1 。
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要统计各项数据 ， 首先要把连在一起的各列数据分开 ， 首先想到的是用Word的文本转换为表格功能 ， 但尝试后发现 ， 在Word中要将文本转为表格 ， 必须具有文字分隔符 ， 但从图1可见 ， 几列数据是连在一起的 ， 没有Word能够识别的符号分隔 ， 所以此路不通 。
只能再试试Excel了 ， 终于在“数据”菜单中找到了Excel的“分列”命令 ， 以下就是解决问题的全过程 。
1.复制文本 ， 在工作表中的A1单元格中执行“粘贴” ， 数据已自动分行 ， 如图2 。
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2.选中A列 ， 在“数据”菜单中 ， 单击“分列”命令 ， 如图3 。
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【妙用Excel把有规律的文本数据分列升级必备】 3.在打开的“文本分列向导”对话框中 ， 根据基本数据的特点 ， 选择“固定宽度” 。 如图4 。
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4.单击“下一步” ， 设置字段宽度 。 单击建立分列线 ， 按住左键可拖动分列线的位置 ， 双击可取消分列线 。 如图5 。
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4.分列完毕后 ， 单击“下一步” ， 设置每列的数据类型 。 如:第一列要设置为“文本” ， 否则分列后 ， 考号最前面的“0”将被舍去;而第三列设置为“常规”即可 ， Excel将按单元格中的内容自动判断并设置数据类型 。 如图6 。
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5.单击“完成” 。 眨眼工夫分列完毕 ， 然后使用Excel的筛选、排序等功能就可以统计所需要的数据了 。 如图7 。
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