4、发言人培训
来自善意的高管的两个典型的引用总结了为什么你的发言人应该接受专业的培训来对媒体说:
“我和那个好采访人员谈了一个多小时 ， 他没有使用我公司最重要的消息 。 ”
“我做了很多公开演讲 。 我在那次公开听证会上不会有任何麻烦 。 ”
在第一个例子中 ， 有成百上千的人被CBS的“60分钟”或ABC的“20 / 20” ， 他们认为他们知道如何与媒体交谈 。 在第二种情况下 ， 大多数参加过敌意公众听证会的高管都希望自己戴着一副视情况而回家 。 他们事先没有学习主动公关与危机传播之间的关键区别 ， 后者侧重于促进组织和危机沟通 ， 重点在于保护组织 。
所有的利益相关者 ， 包括内部和外部的 ， 都有可能误解或曲解你的组织作为媒体的信息 。 你有责任最小化发生这种事情的机会 。
发言人培训教会你做好准备 ， 准备以一种优化所有利益相关者的反应的方式做出回应 。
5、建立通知和监控系统
通知系统
记住 ， 只有通过一个电话或传真号码 ， 才能到达某个人的唯一途径 。
今天 ， 我们需要——立即——用多种方式来达到我们的内部和外部利益相关者 。 我们中的许多人有几个电话号码 ， 不止一个电子邮件地址 ， 而且可以接收SMS(文本)消息或传真 。 即时通讯程序 ， 无论是公开的还是私有的 ， 都很受商业和个人使用的欢迎 。 我们甚至可以通过电子邮件发送音频和视频信息 。 当然 ， 还有社交媒体 。 这可能是最好的/最快的方式来联系我们的一些利益相关者 ， 但是建立社交媒体帐户 ， 并在各种社交媒体平台上发展一些追随者/朋友/联系人 。 在危机过后 ， Facebook、LinkedIn和谷歌+不是你能做的事 ， 因为没有什么比社交媒体更能传播危机的消息了 。
这取决于我们选择的“技术” ， 所有这类交流——以及更多——可能会被一个设备接收或发送!
在危机前建立通知系统是绝对必要的 ， 它可以让您使用多种方式快速地到达您的涉众 。 维吉尼亚理工大学校园枪击案 ， 电子邮件是一开始让学生们警觉的唯一手段 ， 证明使用任何一种方式都会使危机变得更糟 。 我们中的一些人可能一直在收发电子邮件 ， 而有些人则不然 。 我们中的一些人很快收到了我们的手机电话或短信 ， 有些人没有 。 如果您使用超过一种模式来联系到您的涉众 ， 那么消息将被传递的机会就会大得多 。
在很长一段时间里 ， 我们这些处于危机公关中的人依靠老式的“电话树”和打电话的团队来跟踪人们 。 幸运的是 ， 今天有一些技术——由多个供应商提供的租金或购买——可以建立起来 ， 以自动开始联系您预先建立的数据库中的所有涉众 ， 并一直试图联系到他们 ， 直到他们确认(例如 。 通过在电话键盘上按一定的数字 ， 该消息已经收到 。 你可以通过一个电话或电子邮件触发的技术 。
监测系统
情报收集是危机预防和危机应对的重要组成部分 。
在社交媒体上 ， 在传统媒体上 ， 通过你的员工、客户和其他利益相关者 ， 了解你在社交媒体上的言论 ， 往往会让你捕捉到一种消极的“趋势” ， 如果不加以控制 ， 这种趋势就会变成一场危机 。
同样 ， 在危机情况下 ， 监视所有涉众的反馈 ， 可以让您准确地调整策略和策略 。
两者都需要事先建立监测系统 。 对于传统媒体和社交媒体来说 ， 谷歌提醒是最受欢迎的 ， 但也有免费的社交媒体追踪应用如Hootsuite 。 有各种各样的付费监控服务 ， 它们不仅提供监控 ， 还提供了以多种格式报告结果的能力 。 监督其他利益攸关方意味着与利益相关者有一线联系的培训人员 。 客户服务)向你的危机沟通团队汇报他们所听到的或看到的决策者 。
6、识别并了解您的涉众
谁是公司内部和外部的利益相关者?我认为员工是你最重要的听众 ， 因为每个员工都是你组织的公关代表和危机公关者 ， 不管你想不想要他们 。 但是 ， 最终 ， 所有的利益相关者都不会在你的联系人名单上谈论你 ， 所以你要确保他们收到你希望他们在其他地方重复的信息 。
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