出于高效办公的考虑,手动目录操作不在本文的讨论范围 。
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如何创建自动化目录
对于标书、论文等长篇幅文档来说,目录是一个非常重要的组成部分 。这里先假设我们已经对文档的各部分做了编辑,向大家说明创建自动化目录的方法 。
①添加独立的目录页 。定位到文档开始位置,如果文档没有封面的话,可以按组合键【Ctrl+Home】,然后添加分节符:【页面布局】-【分割符】-【分节符(下一页)】:
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②添加分节符后,Word新增加的一页会是这个样子:
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在新页面中,依次单击【引用】-【目录】-【自动目录1或2】,这样就会自动在当前位置中创建一个自动化目录 。
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这样创建的目录,默认会将3个级别的标题添加到目录中 。如果文档中有超过3级的标题,将不会出现在目录中 。
③如果想自定义目录的标题数量,可以直接单击上图中的【自定义目录】,在对话框中设置【显示级别】即可,比如显示级别为2或4,最多可以显示9级标题 。
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什么样的文字才会出现中目录中
那什么样的文字(标题)才可以出现中自动化目录中呢?
如果你能够熟练的使用内置的标题样式来编辑文档的话,肯定会知道,凡是应用了内置标题样式的内容,都可以出现在目录当中 。这些内置标题样式,其实并不是创建目录的关键,其关键在于像标题一、标题二等等这些标题样式的段落格式都设置了大纲级别 。
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Word中除了正文外,最多可以设置9个大纲级别,这样就能够满足几乎所有的日常工作应用的需要 。
对标题设置不同的大纲级别,可以让文档内容以不同的层次在文档中展现,最直观的就是表现在目录中 。
既然大纲级别是创建目录的关键,那么是不是不使用标题样式也可以创建自动目录呢?答案是肯定的 。我们只需要在要设置为目录项的标题段落格式中,指定相应的大纲级别就可以了 。
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小结:创建目录的先决条件是,为标题应用了内置标题样式、或设置了大纲级别的段落
不过,本人还是建议尽可能的使用内置标题样式来设置各级标题的格式 。
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修改目录格式
直接创建的自动化目录显示的格式可能不符号实际排版的需要,那怎么修改目录内容的格式呢?
①按【Ctrl+Shift+Alt+S】调出【样式】窗格,向下拉动,就可以看到与目录相关的样式:
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②比如要修改标题1在目录中的显示格式,那就在“标题1”样式上单击右侧的小黑箭头,选择【修改】:
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③在弹出的【修改样式】对话框中,可以直接在中间的【格式】设置区设置较为常用的字体和段落对齐格式,也可以从左下角的【格式】命令列表中选择修改多种格式,包括字体、段落、制表位等等项目:
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为标题添加自动编号
在前面的分享中我们提到,对标题使用内置的标题样式,可以方便的在文档中以标题为单位调整各部分的位置,具体可参考Word中的“移行换位”大法中的第2部分【整体移位】的演示 。
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