【公文复印件的法定效力与归档价值】
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近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实际工作第一线*同行反复*一些问题 。这些问题道理不深，在基层文件和档案工作中却很有普遍*，值得问，也值得答 。以下便是其中两例 。
【案例一】
某单位就某问题向上级机关写了一份请示 ， 结果收到上级机关一份复印件 。从该复印件上可见，这是上级机关对于该请示机关*原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关*后，将请示原件复?。粼谏霞痘卮娴担?复印件代替批复发回原请示机关执行 。在实际工作中，这样*行文很常见 。
问题：这样*复印件是否具有正式**法定效力？
【评析】
这样*复印件不具备正式**法定效力 。有*单位规定“在加盖原拟文单位正式公章后**复印件可以作为正式*使用 。”这样*规定语义含混，与《国家行政机关*处理办法》（以下简称《办法》）*规定有一定距离 。在《办法》第四十八条规定“*复印件作为正式*使用时 ， 应当加盖复印机关证明章 。”这一简单*解释在面对文书处理实际工作*复杂情况时需要明确以下几点：
首先 ， *案中*上级机关对下级机关请示采用了原件批回方式来处理 。这种办文可行吗？为了简化程序 ， 提高效率，上级机关对下级请示原件批回是文书处理工作中历来就有*一种简易行文方法，是可行* 。问题在于*案中*上级机关将原件批回文件*复印件下发给请示机关执行 ， 复印件作为正式批文使用却缺乏必要*认证和相应*标志 ， 显然会使办文初衷大打折扣 。
其次，*案中*复印文件上已经批有“同意”字样，而且加盖了上级机关*，是否就可以作为正式*使用了呢？回答是否定* 。*案中下级机关收到原件批回*请示仅为复印件，具有批示和*原始痕迹*原件并未真正“原件批回” 。从*稿*角度看 ， 复印件仅仅属于副*，一般不具备*正**法定效用 。作为副**复印件要同*正*一样具有法定效力 ， 需要经过认证 。在实际工作中，目前通用*认证方式有两种：
一是通过对原件进行技术*处理并注明翻印机关，对直接翻印下发**副*进行认证 。即在不违反*发放范围规定*前提下 ， 通过简单*技术*处理，保留原文眉首和主体部分*原状，取掉文尾落款处原发文机关**标志，在版记部分*印发说明栏注明“xx机关xx部门xxxx年x月x*印”，发放范围栏中注明翻印文件发放范围 。经此认证 ， 翻印机关对翻印文件*文字内容*准确*负责，翻印文件在法定*发文范围内可作为正式*执行 。由于在允许*范围内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转*转发*文件，眼下不少地方、部门**处理工作细则中都将此行文方式明文规定为精简文件*措施之一 。
二是通过在文件上加盖复印机关证明章，对要作为正式*执行*一般复印文件进行认证 。即在复印件上由有权机关加盖“复印件与正式文件内容相符合”等字样*专用*，如工商行政*部门在合同上加盖“合同鉴证章” ， 档案部门履行开具档案证明*法定职责时在档案文件复印件上加盖“档案证明章”都属于此类认证 。由于更多*机关单位并没有这样专门*证明章，还可采用另外*方式认证 。如复印机关可以在复印文件上加盖*机关*以为鉴证 。*案中将请示原件批回*上级机关，就应该将有关*批有“同意” ， 并签上姓名和年月**请示原件进行复印，再在原件和复印件上*批语处分别盖上机关*，前者存档 ， 后者下发原请示机关执行 。注意：一是应该先复?。?后盖章；二是由于此时所盖*机关*属于鉴证章，不能盖在该复印文件落款处（落款处已盖有原制发机关*），只能盖在其页面*空白处；为了不损坏文件原貌，有*机关规定原件批回文件统一在文头批示域中，加批语，盖*，又醒目，又规范 。三是需要明确*是，鉴证章不是生效章，其下面必须注明需要证实*某一具体状况，并由责任人签名（姓名、时间），方能使所盖*发挥鉴证作用 。而*案下级机关收到*请示*原件批回件 ， 先盖章后复印，鉴证章下仅有“同意”一词，没有*人签名和*期 ， 其法定效力何以证实！
【案例二】
年初，某医院办公室开始对上一年*归档文件进行整理 。负责整理工作*档案员发现不少科室拿复印件归档，且没有盖章 。经过询问，科室同志说当时收文就是复印件 。
问题：复印件具有归档价值吗？机关单位在什么样情况下可用复印件发文？
【评析】
*案涉及*复印件*使用、生效和归档问题 。按照国家有关文件归档范围和整理*规定，结合对于*稿**认识及文件档案工作*实际要求，笔者认为：
其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论 。如果一份文件内容属于*单位归档范围,在其没有另外稿**情况下复印件也可以归档 。其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作 ， 复印件归档*情况并不少见 。如有归档价值*传真文件一般就要求先复印、再处理 ， 今后当然也就会以复印件归档 。
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