做甘特图的目的就在于更加直观的确认每个环节的时间节点 , 让整个活动按节奏有条不紊的进行 , 避免出现混乱的情况 。
随便举个例子 , 假设老板让你组织一场部门旅游团建 。 什么时候出发 , 你是不是得考虑最长要到达车站的路程消耗时间、检票预备时间;规划旅游路线 , 是不是得考虑天气因素 , 做两手准备 , 及时更换方案 , 考虑团建景点的排列组合 , 避免一会往南一会往北的情况 , 确认搭乘每一站的公交/地铁的路线 , 不耽误下一站的游玩时间;住宿怎么解决 , 是不是得筛选合适的酒店进行预定等 。
分享两份活动策划排期表 , 建议大家可学习收藏起来(图片来源:网友分享):
文章插图
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三、活动彩排/上线测试 , 确认路径通顺
不管是线上还是线下的活动 , 为了保证在正式进行时无失误 , 都会提前演练 , 只不过称呼不一样 , 线下叫彩排 , 线上叫测试 。
比如 , 彩排一个线下分享沙龙 , 该到场布展的人员得来、分享嘉宾得试讲 , 保证现场的传声系统、灯光、座位布置、装饰指引布置、讲演PPT内容或其他资料、分享时长等都在计划内且无误 。
再比如 , 测试某项线上助力活动的通路时 , 得依次确认系统能否获取到用户授权、用户能否正常发起助力邀请、邀请链接/海报是否能正常进入、用户同意助力后页面显示是否正常、当完成助力后能否正常获取到福利等细节 。
四、落实活动执行 , 把握时间节奏
到了执行环节了 , 上文中提到了渠道得按计划投放了 , 物料、人员应该早已到位了 , 以线下活动为例 , 在活动执行期间 , 你可能会处理的事项 。
- 现场接待:包括现场路线指引、茶水点心的定时间上新、主持人对气氛的烘托等
- 人员签到:凭借参会邀请卡/胸牌/电子码等凭证到指定位置进行签到 , 并有序进场
- 嘉宾分享:确定嘉宾的出场顺序 , 在分享时提醒/控制讲演时间 , 避免超时
- 拍摄宣传:用照片/视频形式记录下会场的布置或精彩瞬间 , 可现场直播也可方便后期的宣传
如何让活动运转的更好呢?找准关键指标进行观测 , 并及时对反馈进行优化很重要 。 当然 , 如果有些活动不太支持进行时优化 , 那也要记得复盘 , 跟进后续追踪 , 争取在下一次活动中做的更出色 。
还是举例简单说明 , 假设你策划了一个社群裂变活动 , 在投放期间你发现 , A渠道比B渠道老带新多 , 那么你就该加大A渠道的铺设量;或者你发现C版海报的打开率比D版海报的高很多 , 那就选用C海报;再者你发现大家面对E和F两版宣传话术时 , 对E的接受度更高 , 更愿意互动 , 那就果断选择E话术等等 。
如果你策划的是公司内部的年会活动 , 效果不能及时通过数据反映出来时 , 你可以做的首先是观察大家的参与积极性 , 看他们的表情、动作、语言 , 要是冷场了 , 得拜托拜托捧场王热热场 , 相信每家公司都有这样的热心人吧~再者就是年会结束后 , 向大家广泛收集活动体验信息 , 满意度如何 , 是否有相关完善建议等 , 祝一次更比一次好!
最后再补充一条观点:成也细节 , 败也细节 , 细心的人 , 才能驶得万年船!
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