数据表单是点击按钮时动态创建的 。 因此 ， 通讯录表格可以随时增、减列 ， 下次点击“数据表单”按钮时数据表单也会自动作出相应的调整 。 另外 ， 通过前面的例子还可以看出 ， 数据表单可以在任意时刻使用 ， 如果通讯录表格已经输入了一部分内容 ， 数据表单会自动提取已输入的内容 ， 方便了修改、删除 。
二、使用数据表单
接下来就可以用数据表单输入数据了 。 点击图三数据表单窗口的“新增”按钮 ， 再点击第一个数据输入框 ， 输入数据后按Enter键将光标移到下一个输入框 。 填写好所有输入框后按Enter（或者点击“新增”按钮）开始输入下一个记录 。 可以看到 ， 这种输入模式非常适合于输入大量数据 ， 主要原因有两个：第一 ， 转换表格单元不再用Tab键 ， 而是用Enter键；第二 ， 可以用Enter键来新增记录 ， 不必再用Word的“表格”菜单 。
输入数据时通讯录表格中不会立即出现刚才输入的数据 ， 这部分数据缓冲在数据表单窗口中 。 当用户点击“查看数据源”或“关闭”按钮时 ， 通讯录表格中就会插入刚才输入的数据 。
当数据表单包含多个记录时 ， 利用窗口底部的导航工具可以浏览各个记录 。 导航工具由四个按钮和一个输入框构成 ， 四个按钮从左到右分别用于：跳转到第一记录、前一记录、后一记录、最后记录 ， 输入框的数字表示当前的记录编号 ， 在这里输入记录号然后按Enter就可以直接转到指定的记录 。
输入好数据之后 ， 点击“关闭”按钮关闭表单窗口 。 点击表格中的任意一个列 ， 然后点击“数据库”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”就可以将表格的内容按照当前列的值排序 。 Word默认第一行的内容是列的标题 ， 所以这一行内容不参与排序 。
点击数据表单窗口上的“查找” ， Word显示出一个“在域中查找”对话框 ， 如图四 。 假设要查找分机号码为11的记录 ， 先在“查找内容”输入框输入查找条件11 ， “域”这一栏选择相应的列名称“分机号码” ， 最后点击“查找第一个”按钮 。
文章插图
图四
【用Word数据表单快速输入大批数据2请仔细查看哦】 “数据库”工具栏还提供了管理域（即表格的列）的工具 。 首先点击表格的任意位置 ， 再点击“管理域”按钮（第二个） 。 Word显示出图五的对话框 ， 在这里可以添加、删除或者重新命名表格的列 。 新添加的域总是作为表格的最后一列 。
文章插图
图五
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