Excel是我们经常使用的表格处理工具, 用它处理, 即使有再多的数据也不是什么难事 。 不过, 对于有较多数据的工作表来说, 在具体的操作过程中却存在很多比较麻烦的地方, 比如:我们不得不多次点击滚动条来到达数据区的末尾或标题行;我们不得不多次调整行高或列宽, 以使单元格数据完整显示, 甚至这种调整得逐行或逐列完成, 如此等等 。
以下几个小技巧, 可以使我们在Excel的表格操作过程中避免类似的麻烦, 呵呵, 可以使操作更快、更准确、更方便 。 好了, 不多说了, 咱们进入正题 。
1、快速得到合适列宽和行高
如果各列中数据宽度一致的话, 我们可以选中各列, 然后把鼠标移至列标题的右边框, 待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度, 这样就可以得到统一列宽的各列了 。 如果各列中数据宽度不一致的话, 我们经常要逐列进行调整, 非常麻烦 。 此时可以选中含有数据的各列, 同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框, 当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键, 可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”, 即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据, 如图1所示 。
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图1
用这个方法也可以得到“最适合的行高” 。 只是要双击行标题的下边框 。
2、快速移动活动单元格
经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗?其实, 用不着多次单击滚动条, 也不用多次滚动鼠标的滚轮的 。 只要将鼠标指向当前单元格的下边框, 当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击, 就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行, 如图2所示 。 双击单元格的上边框可以到达最上一行, 而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端 。 快吧?
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图2
3、快速选中单元格区域
选中单元格区域有两种较为快速的方法 。 其一是利用名称框 。 如果我们清楚地知道应该选择哪些区域, 那么直接在编辑栏左侧的“名称框”内填写选择区域是最简便的了 。 比如我们要同时选中A2:D15单元格区域和H列, 那么就可以在名称框内直接输入“A2:D15,H:H”, 按下回车键, 则这些区域就被直接选中了, 如图3所示 。
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图3
如果要选择的区域本身已经命名, 那么, 直接输入该名称, 就更是简单了 。
其二, 是利用定位功能
我们的工作表中有些数据是用公式计算出来的, 还有一部分是手工输入的数据 。 如果要单独选中公式部分, 那么只需要点击菜单命令“编辑→定位”, 打开“定位”对话框 。 在这里您可以看到已经命名的单元格区域 。 不过, 我们要点击的是下方的“定位条件”按钮, 打开“定位条件”对话框 。 如图4所示 。 要选择含公式的单元格区域, 那就选中此对话框中的“公式”单选项, 并且还可以对其下方的四个复选项进行选择, 以便在工作表中对单元格区域进行更精确的选择 。
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图4 在此对话框中, 我们还可以尝试其他单选项 。 比如选中“当前区域”单选项可以选择活动单元格所在表格 。 而选中“常量”单选项则可以选择表格中我们输入的那些数据 。 还可以利用“条件格式”单选项选择表格中我们设置了条件格式的那些单元格区域 。 如此等等, 不再罗嗦 。 但无论怎样, 比起我们逐行逐列按下“Ctrl”键靠鼠标手工选择都要简单得多 。
4、快速拆分窗口
为方便查看表格的不同部分, 我们经常要对工作表进行垂直或水平拆分 。 快速拆分的方法是:先在需要拆分的位置单击鼠标, 激活活动单元格, 然后将鼠标指向垂直滚动条顶端的拆分框, 待鼠标指针变成拆分指针时, 双击鼠标, 那么窗口就会在活动单元格上方将窗口水平拆分, 如图5所示 。 再次双击拆分框, 则拆分取消 。
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图5
如果双击水平滚动条右端的拆分框, 则会在活动单元格的左侧进行垂直拆分 。
5、快速进行页面设置
一个工作簿中有多个工作表应该是常有的事儿 。 各个工作表需要打印时, 怎样进行页面设置最快?当然是将这些工作表同时选中同时设置最快了 。 方法是在工作表标签处右击鼠标, 在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”, 如图6所示 。 然后再点击菜单命令“文件→页面设置”就可以对它们同时进行页面设置了 。
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