3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记 。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二） 。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合 。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放 。
2、每月对档案进行一次清理 。
3、清除不必要保存的材料 。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制 。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式 。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理 。
3、传真件应复印一份归档 。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全 。
2、所有档案应专柜存放，加锁 。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所 。
八、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅 。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还 。
3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失 。
4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理 。
九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案 。
2、擅自向外界提供、抄摘档案 。
3、涂改、伪造档案 。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失 。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅 。
工程项目管理制度篇5
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存 。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识 。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记 。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字 。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件 。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理 。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废 。
7、在用有效文件控制清单，项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态 。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审 。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料 。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门 。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记 。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查 。
f.文件更改应做好记录和标识 。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出 。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理 。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理 。
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