会议厅的布置 。会议厅布置要提前布置还要审核到位 。音响系统、桌椅、主席台、演讲台等一些设备要做会前检查 。要对照好，摆放对位置，不可出差错 。宾客的引导和就座都要路径明确 。消防逃生措施要到位 。
【周年庆的策划方案 周年庆活动策划案怎么写】住宿问题 。外地宾客的住宿问题要考虑酒店标准，房型，还要考虑客房内的长途通讯，洗换，酒水，互联网等等服务是否到位 。
餐饮 。餐饮可采取自助餐形式 。要根据人数定好食物数目，中西搭配，冷热搭配要均衡 。酒水方面档次要分清楚，有高有低，切记不可浪费 。自助餐方便了大多数人的用餐水准，且不会因为人数问题而造成少数民族的禁忌问题 。
演出活动 。提前联系好演出团队，共同协商演出节目 。其中要有关于公司的品牌宣传和人文效应 。演出团队要具备一定的素质和技术 。现场要进行录制 。正式演出前要有2—3次彩排 。演出节目：有歌曲演唱 。可出资请有名气的歌星来演出 。舞蹈演出方面要大气和清醒，各种效果都要涉及到 。语言类小品也要多准备 。语言类节目一直是人们所喜爱的，这样的节目可以提起人们的兴趣 。对企业的演出活动印象更加的深刻 。
会议现场气氛控制 。由于是高科技产品公司，我们要正规中带有活泼，体现出年轻化，信息化，科技化 。如果遇到冷场切记不要慌乱，要运用发放礼品的形式调动现场人员的积极性 。
四、拟定会议日程 。
到会人签到，发会议资料
主持人介绍到会嘉宾、会议主题、表示欢迎、公司领导讲话 。
领导讲话:1、公司董事长讲话 。2、部门经理代表讲话 。
供应商客户代表发言 。
受表彰者发言 。
政府领导讲话 。
公司领导宣布会议结束 。
五、经费预算
场地、伙食、车辆、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列 。
具体总金融由行政部门总结的出 。
六、组织机构 。
成立会议专案小组，明确人员和分工 。有后勤部门，策划部门，文案工作组，公关部门，宣传部门 。
后勤部门负责会场的布置整理工作，的印制，车辆的配备和酒店的预订等一切物质实体工作 。后勤部门是重中之重，要和各部门合作好，随时应对各部门做出的调整而工作 。
策划部门负责整个会议的思路流程和创意 。如何让会议凸现企业文化而新颖 。策划部门要做出最快的决策，及时把信息反映给领导好让其他部门有准备时间 。
文案工作组要做会议的记录工作和公司近十年历程的总结 。任务重大，演讲稿新闻稿和宣传册都要面面俱到 。
公关部门要做搞接待和宴请工作 。公司的形象和文化品位很大一部分在于公关部门的宣传 。做到门面是一个公司所必不可少的工作 。要求公关部门要以企业形象为第一 。
宣传部门配合后勤部门和公关部门作出随时调整，为整个会议的宣传做出成绩 。会议的发放纪念品等活动由宣传部门负责 。以及媒体的联系和新闻的发布 。
七、发生突发状况的紧急处理 。
大型会议的活动要抓好重点，日期不改，主体不变，人员大部到位，日程安步骤进行都算成功 。
会场消防设施一定要检查到位 。领导事项需要有备份处理 。拟讲话领导未到场可及时进行下一步骤 。
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