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一、批复简述批复属于下行文，它是“适用于答复下级机关请示事项”的公文文种 。也就是说，批复是上级机关对下级机关的请示所作的批示、答复，它是一种指示性的公文 。
批复的主要特点是：
(一)针对性
批复是专门用来答复请示的 。谁来文请示就向谁批复并发文，什么时候请示就什么时候答复，请示的问题是什么就答复什么，在这一点上，批复是“不由自主” 。它一般不涉及请示者之外的其他机关，也不涉及请示内容之外的其他问题 。对请示的事项要逐一答复，不能答非所问，也不能答一半，剩一半 。具体行文时，要围绕请示事项进行斟酌，表达时认可的程度，语意的轻重，如何把握界限、分寸，都由对请示事项的“经研究”得出 。
(二)权威性
批复所回答的，都是下级单位无法解决的或无权决定的问题 。上级机关通过批复，替下级解答疑难，为下级提供办法，对争议来个“一锤定音”，给重要事项指方向、作规定，必要时还会赋予下级一定的权力，这些都体现了上级机关的决策和指导 。因而，批复一经下发，即具有指示性、权威性，既为下级单位开展工作提供可靠的依据，又约束下级单位统一步调，协调行动 。
(三)简要性
由于批复的内容范围限于针对请示的事项，而且表态也是原则性、结论性的，提出意见、做法时也甚少展开分析，因而批复的内容总是较为单纯，篇幅也就较为短小，语言也就较为简明扼要 。
二、批复写作的一般要求批复的结构，有标题、主送机关、正文、落款四项 。
写作批复、须重点注意标题和正文的写法 。
批复的标题，一般由发文机关、事由、文种三要潔组成，有时可省略发文机关 。有的写法比较特殊，如《国务院关于同意安徽省设立滁州市、巢湖市给安徽省人民 *** 的批复》，这里把主送机关也写上了 。对于事由，有些批复表达得相当具体，如《国务院关于决定接受(国际劳工组织章程修正文书》的批复》，“决定同意”，把正文中对请示事项的态度意见都明确地在标题中表达出来了 。也有的表态模糊，如《关于重建何香凝故居问题的批复》，这也是可以的 。
主送机关 。批复是答复请示的，应在正文之前写上主送机关 。
正文的主要内容是告知情况和表明态度，具体则分为开头、正文、结尾三部分：
开头告知收文情况，具体引据收到的请示的标题、发文字号、发文日期等要素，说明行文的依据 。如，“你局2002年X月×日《关于××xx×××的请示》(××[2002]67号)悉”、“晋煤财字(1987)74号文收悉.”然后用“经××会议决定”、“经研究，现对……作如下批复” 等过渡语，转下表述具体的意见、态度 。
主体对请示事项进行明确而具体的答复，表明态度、意见和要求 。对请求指示的，可针对请示事项一一指示，对请求批准的，可分三种情况：没有异议的，即开门见山，表明“同意”、“原则同意”或“完全同意”，并可简要提出指导性意见：点明工作意义，提出执行要求，补充应注意的事项 。完全不同意的，要酌情说明原由，以政策、事实为据，分析利弊，说服下级，或提出另外的意见 。可用“不宜”、“宜”等语，做到态度明朗，言辞婉转 。部分同意的要分门别类，一一说明，具体说明同意某某事项，不同意某某事项，对不同意的事项，要说明理由 。如果涉及问题较多，还应分项来写 。
结尾，一般可以不写，自然结尾 。也可用“此复”、“专此批复“、“特此批复”等语结尾 。
写作批复的正文，一是态度要尽切、明朗，对来文提出的问题要明确表示同意还是不同意，并指明必须注意的事项，当行则行，当止則止，不能含糊其辞，模校两可，更不能推转 。二是措辞要庄重、周密 。批复是指示性公文，是要下级避照办理的，对请示事项是*基本同意“还是“完全同意”，表达要准确：做什么·如何做，执行中应注意哪些事项，要考虑周密：批复中的提法，同意的事项、提及的人、金额等要准确无误 。三是用语要简洁，尤其是有时要引述请示内容，要善于抓住要点，简要引述 。
上级机关答复下级机关的请示事项时，如果认为要让其他下级机关参考或照办，往往用“关于批转《……》的通知”的形式行文，既是对请示机关的批复，又是对有关机关的通知，但已属于通知文种了 。
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