第二节 相关单位职责
一、建设单位职责
1、是编制归档文件的第一责任人 ， 负责收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程文件，应收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行立卷归档 。并形成向城建档案馆(室)移交的建筑工程竣工档案;也可委托施工总承包单位或监理组织实施该项工作 。
2、是工程建设的组织者 ， 应向参与工程建设的有关单位提供与建筑工程有关的原始资料 ， 原始资料必须真实、准确、齐全 。应在与有关单位签订协议、合同中对工程文件夹的编制责任、编制套数，质量及移交时间等做出明确约定 。负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作 。
fL.HAo22.cOM二、监理单位职责
1、监理单位在编制施工阶段监理档案时，应以合同管理为主线，以对建筑工程施工全过程质量控制、投资控制、进度控制为主要内容，侧重于反映建筑工程实体的形成过程 。
2、凡是纳入归档范围的监理文件，监理单位应进行系统整理，填写卷内目录 ， 并加盖整理人印章 。
3、监理单位负责工程中间验收、隐蔽工程验收、工程各项检测试验见证和结果验收、竣工验收，验收后应及时签字盖章 。
4、在工程建设过程中，工程监理文件由项目监理机构专人负责收集、编制、管理、保存，总监理工程师负责制工程监理文件档案编制的审核 ， 经监理单位技术负责人审查后移交建设单位 。
5、监理单位按合同约定 ， 在勘察、设计阶段 ， 对勘察、设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查;在施工阶段，应对施工文件的形成积累、组卷和归档进行监督使施工文件的完整性和准确性符合有关要求 。
三、施工单位职责
1、“建筑工程施工文件是在施工全过程中形成的材料，应由施工档案员负责制定计划、收集、审查、汇总、管理、保存，直至按规定移交 。施工单位应逐级建立健全施工文件管理岗位责任制 。”这里所说的移交是向建设单位移交 。
2、“施工单位应负责汇总各分包单位编制的施工文件 ， 分包单位应负责其分包范围内施工文件的形成、收集整理工作 。”这句话包含的意思之一就是施工质量总承包负责制--明确的说:施工档案的真实、完整、有效、及时性由施工总承包单位负责 。
3、“工程竣工验收前，施工单位应按承包合同中约定的份数和规定时间向建设提联交完整、准确的经施工单位技术负责人审批并经监理单位审查的建筑工程施工文件，并对施工文件的真实性、完整性和有效性负责，施工论据的内容和格式应符合本规程要求 。”这句话包含的意思之一就是实行技术负责人负责制 。
4、施工企业的档案室(馆)负责保管施工企业内部归档的施工文件 。
5、若建设单位委托施工单位进行编制有关竣工档案的部分工作 ， 则施工单位有责任完成相应的受委托部分档案编制工作 。
四、城建档案馆(室)职责
1、应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导 。在工程竣工验收前，应对建筑工程竣工档案进行预验收，验收合格后 ， 须出具建筑工程竣工档案预验收认可文件 。
2、负责接收和保管列入城建档案馆(室)接收范围的工程档案及有关资料 。
五、勘察设计单位职责
1、应按合同和规范要求提供勘察、设计文件 。
2、对须勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见 。
3、对工程竣工验收，应出具工程质量检查报告 。
六、检测单位职责
1、应按合同和规范要求提供检测、试验报告 。
2、检测、试验报告等应有明确的检测、试验结果 。
第三节 归档文件的编目及卷的划分
一、总目录
归档文件应建立总目录 。在总目录中应标明各分册编号、分册名称、各分册包含的主要内容，标明各分册所包含的分卷名称及各分卷所包含的主要文件名称 。总目录页数很多的情况下，可以自成一册“目录册” 。
二、分册目录
fL.HAo22.cOM各分册归档文件就应建立分册目录 。在分册目录中应标明本册所包含的各卷名称、各卷所包含的主要内容及所在页数 。各分册应建立统一的页码，在分册封面上标明分册名称及编号 。
三、卷目录
每一分卷归档文件应建立卷目录 。在卷目录中应按文件的不同类别适当归类，并参考不同类别文件形成的时间先后顺序进行编目 。按档案整理规程要求的一册的厚度，将一卷或数卷文件装订成一册 。
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