单位每年底都要表彰一大批人 ， 荣誉证书是必不可少的 ， 今年单位想节省资金 ， 自己使用Word2010来打印荣誉证书 。 但是单位表彰的人数和项目较多 ， 用Word2010打印荣誉证书的工作量自然也比较大 ， 尤其是在输入人名的时候 ， 让人事部门很头疼 ， 不过 ， 我使用Word2010邮件合并功能 ， 不管多少人和项目 ， 都能轻松快捷地批量打印荣誉证书 ， 节约时间也节省了资金 。
【巧用Word-2010邮件合并功能批量打印荣誉证书详解介绍】
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第一部分、准备工作
第一步 ， 我先打开Excel2010填写授奖信息表 ， 包括荣誉证书编号、姓名、类别及荣誉名称 。
第二步 ， 对照以前的荣誉证书 ， 使用Word2010设计出荣誉证书的模板 ， 将公共部分显示出来 ， 待填的位置留出空白 。 点击Word2010“页面布局”选项卡下的“页面设置” ， 在“页面设置”对话框的“纸张”选项中 ， 根据荣誉证书的实际尺寸自定义纸张大小 。 一般来说 ， 要比A4纸大一些 。
第二部分、制作荣誉证书
第一步 ， 我点击Word2010“邮件”选项卡 ， 点击“开始邮件合并” ， 选择“普通Word文档”选项 。 再点击“选择收件人”中的“使用现有列表”选项 ， 打开“选取数据源”对话框 ， 在该对话框中 ， 定位到刚才填写的Excel2010表格文件所在的路径并选择该文件 。
第二步 ， 点击“编辑收件人列表” ， 在打开的窗口中选择颁发荣誉证书者的姓名 ， 默认是全选 ， 选好后点击“确定”按钮 ， 将光标移到要插入姓名的Word2010文档的位置 ， 点击“插入合并域”右侧的小箭头 ， 选择“姓名” ， 用同样的方法 ， 依次选择“类别”和“授奖名称” 。 这里要注意的是 ， 要把原荣誉证书上的姓名等字样删除 。
第三部分、制作完毕
第一步 ， 现在我可以点击“预览结果” ， 看到受奖者姓名、类别和授奖名称自动更换为受表彰人的信息 ， 点击“预览结果”右侧的箭头或者输入数字 ， 可以看到所有荣誉证书替换成功了 。
第二步 ， 现在点击“完成并合并”右下角的箭头选择不同的项对其进行不同的处理 ， “编辑单个文档”可以将这些荣誉证书合并到一个Word2010文档中；“打印文档”可以将这些荣誉证书通过打印机直接打印出来 。 选择“编辑单个文档” ， 在“合并到新文档”中选择“全部”记录 ， 即生成一个荣誉证书的新文档 ， 其中包括所有打印内容 。
经过六步 ， 就已经在Word2010中使用邮件合并功能完成了编辑荣誉证书的全部工作 ， 剩下的就是逐张打印荣誉证书了 。
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