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如何写出一个优秀的年会策划案

文案策划小知识

眼下， 又快到年底了， 许多单位又要筹备年会了 。 如果你们单位领导把办年会的活动策划任务交给你， 你该怎样策划把这个活动办好呢？
任何一场活动， 首先都需要一个详细的可执行的活动策划案 。 办年会也是如此， 虽然都是单位内部人员， 某些方面可以随便点， 但由于活动关系到团队关系的融洽， 因此作为活动策划者一点也不能马虎， 必须顾及方方面面， 周密安排 。
如何写出一个优秀的年会策划案
具体来讲， 一个年会策划案内容应包括活动目的、场地准备、现场安排、活动准备、人员职责、经费预算等， 每一个部分都非常重要 。
1.明确活动目的， 突出特色和主题
为什么要花钱举办年会活动？当然是有目的的 。 而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题 。 有的单位是多少周年庆， 有的单位是今年业绩翻了多少倍， 有的单位可能是拿到了多少个好项目， 有的单位可能是制定了下一步的大目标， 每个单位对于这一年的关键词都不一样， 而年会目的就要结合年会的主题进行阐述， 对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息， 都需要在目的中阐述清楚 。 除了这些个性特色， 年会还常带有加深职工交流， 营造团结活泼的团队氛围， 激发职工干事创业活力的目的 。
如何写出一个优秀的年会策划案
2.明确年会场地， 注重适度与功能
选择年会场地， 要全方位考虑实际需要， 注重适度与功能 。 选择场地需要注重以下几方面的事项：
一是会场地理位置 。 会场的地段是否比较偏， 单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久， 有无地铁站， 有无公交车站， 公交车的收班时间大概是多少， 公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成， 会场附近打车是否方便， 会场是否方便寻找， 等等， 这些因素都需要从实际情况出发综合考虑到 。 如果单位能够安排车辆接送那就更好啦 。
二是会场的大小 。 活动场地规模宜量力而行 。 考虑到会场的人员接纳量， 建议在参会人数基础上上浮20% 。 因为一般年会期间会安排一些团队互动活动， 为了不显得拥挤， 所以会场适当宽松点为佳 。
三是会场的效果 。 舞台效果是否可以达到预期效果， 灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果 。 对于舞台的搭建效果， 需要在没人的时候查看一次， 另外还需要在会场充满人的情况下查看一次， 可能是其他公司或组织在使用会场的时候， 看看他们的会场效果， 这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果 。
四是会场的配套设施 。 更衣间与后场间是否可以一气呵成， 舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间， 可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会 。 有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服， 然后在奔到舞台两旁进行后场， 一场年会下来， 表演人员一直都在来回穿梭， 是一个很差的体验 。 其他还有一些小的选择标准， 如何会场的网络情况、停车场地等等， 这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中 。
如何写出一个优秀的年会策划案
3.明确现场流程， 严把时间节点
年会现场的流程必须严谨， 每一个时间点， 对应一个活动内容， 时间点要具体到分钟 。
入场贵在有序 。 一定要考虑到人的流动顺序， 不要让参会者来回流动， 这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出， 更加拥堵 。 比如， 合理的流程是参会者先排队签到， 签到完成后随即入场就坐， 然后再组队进行合影拍照 。 不合理的流程是先入场就坐， 然后再出来排队签到， 然后再到场外进行拍照留念 。 这样的安排就没有遵循人的流动顺序， 使得现场混乱不堪 。
暖场贵在温馨 。 在正式开始前， 需要考虑到就坐的员工的体验， 可以是放一些热场曲， 也可以是播放单位相关的一些视频， 可以是单位曾经制作过的视频， 也可以是专门为本次年会制作的视频， 或者是领导对大家的寄语， 等等 。 播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪， 老员工可以从中感受到更多的存在感， 让所有人提前都参与进来 。
致辞贵在激情 。 领导的致辞环节一定要安排的特别隆重， 这是一个老板展示自己魅力的机会， 所以致辞稿要饱含激情 。 同样， 这也是一次员工了解领导的机会， 很多员工平日里可能与老板都只有擦肩而过的机会， 那这一次致辞便是让所有员工来了解老板 。 领导致辞， 可以与员工的互动， 让会场气氛达到最高点 。

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