批注是为文档某些内容添加的注释信息 ， 包括文字批注或者声音批注 。 这里首先介绍一下文字批注的使用方法 。
一、插入文字批注
可按以下步骤进行：
1.将光标定位到要插入批注的位置 ， 也可以选定要进行批注的那部分内容(文本或图形等) 。
2.执行“插入”→“批注” ， 一对方括号将包围选定内容 ， 页面右侧显示一个“批注”框 ， 两者以同色粗实线连接 ， 同时将自动显示“审阅”工具栏 。
注意：如果没有选中对象 ， 只是将插入点定位到某一位置 ， Word将自动识别插入点两侧的内容 ， 以文本为例 ， 是词组则自动以词为批注对象 ， 非词组则自动以右侧单字为批注对象 ， 连续的字母或数字被视为一个整体批注对象 。
3.在批注框中输入文字 ， 并且可以对批注文字进行格式化 。
4.当某处的批注输入完成以后 ， 单击文档的任意位置 ， 批注标记颜色变浅 ， 批注框的指示线变为虚线 ， 边框变为较细的实线 。
注意：添加批注后 ， 将“I”形光标移至正文中的某一批注对象上 ， 将显示批注者姓名、批注日期和时间 ， 在批注框前部 ， 显示的是批注者的缩写 。 如果在下面的批注中需要使用另一个批注者姓名和缩写 ， 可执行“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡 ， 在“姓名”框和“缩写”框中分别输入新的名称 ， 最后“确定” 。 在默认设置中 ， 不同审阅者所作的批注将呈现不同的颜色 。
二、查看与编辑文字批注
插入批注以后 ， 可以使用“审阅”工具栏中的按钮对其进行操作：
打开“显示”下拉菜单 ， 选中“批注” ， 就能看到文档中的所有批注 。 反之 ， 可以暂时关闭文档中的批注 。
打开“显示”→“审阅者” ， 在子菜单中清除其他审阅者的姓名 ， 保留要查看的审阅者姓名 ， 则文档只显示该审阅者所写的批注 。
修改批注很简单 ， 用鼠标在批注框内单击 ， 即可在插入点位置修改批注内容了 。
要删除某处批注 ， 只要用鼠标右键单击此批注框 ， 选择快捷菜单中的“删除批注”命令即可将其删除 。
如果要删除文档中的所有批注 ， 可单击“拒绝所有批注”按钮右侧的下拉按钮 ， 在菜单中选择“删除文档中的所有批注”即可 。
使用“审阅”工具栏还能完成关于批注的其他操作 ， 如隐藏批注框(气球)、显示“审阅窗格”、一次性删除某一个审阅者的所有批注等等 。 单击“显示”菜单中的“选项” ， 在“修订”对话框可以进行批注格式与显示等方面的设定 。
此外 ， 在Tablet PC上 ， 还可以使用墨迹 ， 直接在屏幕上或用鼠标书写批注 。
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