如何用Excel高效制作考勤表升级必备 _何用

办公室的内勤工作是公司里面上下联系的枢纽，每天会同一大堆琐碎事务打交道。比如同事出差的机票和酒店预订、参与制度的制定、负责办公用品的采购和预算、员工考勤的统计、会议安排以及车辆安排等等。因为要管理很多方面的事务，所以对数据统计功能强大的Excel是必须掌握的，起码要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。随着工作的开展，要管理的数据量增加，为了避免出错，这个时候就要学会使用一些复杂的公式帮助自己的工作了。在这么多的工作中，最让人头疼的可能就是员工的考勤工作，因为这是关系到大家的工资收入的问题。要是一不小心搞错了，导致同事扣钱那罪过就大了。所以，我对这块工作异常仔细，终于摸索出一个用Excel管理考勤的方法，用这个方法不但减少了工作量，而且不会出错，让工作更轻松。

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做好考勤数据整理繁杂无章变条理有序
考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人员名单、考勤登记符号等资料，而且为了便于每月月末制作工资表，还需要整理每个员工与工资表相关资料，如岗位、日资标准、保险金等等。日常工作中将这些资料及时输入Excel是非常必要的。
启动Excel2003 ，新建一个工作簿，将其命名，如“海泽科技有限公司考勤管理明细表” ，在其中新建一个工作表，命名为“基础资料” ，在此表中输入公司员工名单、员工名单、岗位、日资标准、保险金、考勤年份、考勤月份、考勤符号以及考勤符号说明等内容。所谓考勤符号，就是在每日登记考勤时我们所使用的记号，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符号可以根据自己公司的使用习惯而定，既可以使用文字，也可以使用图形符号，而考勤符号说明则是为了方便考勤人识别，防止出错(图1) 。

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为了便于以后考勤工作引用这些基础数据，应该将一些基础数据区域予以定义名称，执行“插入→名称→定义”菜单命令，在弹出的“定义名称”对话框中，添加4个新名称，其分别为：员工名单，其引用位置为“=基本资料!$A$3:$A$22”;年份，其引用位置为“=基本资料!$E$3:$E$7”;月份，其引用位置为“=基本资料!$F$4:$F$15”;出勤，其引用位置为“=基本资料!$G$3:$G$8” 。
设计智能明细表实现考勤自动化
对于考勤工作来说，我的重中之重项目就是日常考勤的登记工作了，新建一个工作表，命名为“考勤明细表” ，在此表的A2:AD2行中输入明细表标题，如“海泽科技有限公司年月份考勤表” ，需要注意的是，为了便于调用考勤年、月信息，年月必须分别单独存放，如年份存放在L2、月份存放在S2 ，然后单击L2 ，执行“数据→有效性”菜单命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，在其中选择“允许”后面的“序列”选项，并且在下面的“来源”文本框中输入公式“=年份” ，关闭此对话框(图2) 。

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采用同样的方法，将S2的数据有效性来源设置为“=月份” ，这样在选择考勤年月时，就可以直接单击L2、S2 ，然后从弹出的下拉列表框中选择相应预置信息即可。
考勤登记表一般包括考勤人名单以及日常考勤登记情况，因此在此工作表的B列中存储员工名单，在C5:AG5存放考勤星期，而在C6:AG6存放考勤日期，然后通过数据有效性设置，将人员名单所在的B7:B200的数据有效性来源设置为“=员工名单” ，日常登记考勤的数据区域C7:AG200的数据有效性来源设置为“=出勤” ，同时为了便于日常考勤登记人员识别考勤符号，单击数据有效性对话框中的“输入信息”选项卡，选中其中的“选定单元格时显示输入信息” ，然后在下面输入信息文本框中，将前面的考勤符号说明复制过来。
为了能够自动准确输入日期信息，在存储每月的第1日的C6中输入公式“=DATE(L2 ， S2 ， 1)”、第2日的D6中输入“=C6+1”并依次类推，直到第27日的AC6 ，需要注意的是，由于考虑到每年2月份闰年的情况，在第28日的AD6中输入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AC6+COLUMN(A1) ， “”)” ，第29日的AE6中输入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AD6+COLUMN(A1) ， “”)” ，第30日的AF6中输入公式“=IF(AE6=“” ， “” ， IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AE6+COLUMN(A1) ， “”))” ，第31日的AG6中输入公式“=IF(AF6=“” ， “” ， IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2 ， $AF6+COLUMN(A1) ， “”))” ，最后在存储判断每月第1日是星期几的C5中输入公式“=IF(C6=“” ， “” ， CHOOSE(WEEKDAY(C6 ， 2) ， “一” ， “二” ， “三” ， “四” ， “五” ， “六” ， “日”))” ，并将此公式复制到其后面对应的单元格中(图3) 。