将数据录入到Excel表格中有什么难的?这可是Excel最基本的操作 , 只要会打字不就行了吗?然而在实际工作中 , 这项看似简单的操作有时却并没有那么容易完成 。
由于不同的工作内容需要不同格式的数据 , 所以在Excel工作表中 , 会有各种各样类型的数据 , 所以在录入数据时 , 必须要先理解这份工作表中数据类型的含义 , 理清它们之间的区别 。 其实各类数据在输入、使用和修改的时候 , 都有很多小技巧可以利用 , 了解和掌握了这些技巧 , 就可以帮助我们高效并圆满地完成工作 。
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概括地说 , 数值类数据可以理解为一些计量数字 , 也就是用于各种数学计算的数据 , 比如员工年龄、工资数、销售业绩等等 , 在Excel中都被称为“数值”类数据 。
在录入这类数据时 , 有时需要加入一些符号标记 , 比如录入金额时需要加入¥符号 , 或者录入增长率、完成率等数据时 , 需要在数字后面加上%百分号 。 如果所有数据都手动输入这些符号 , 必定会降低录入速度 , 所以我们要让Excel自己来加这些符号 。
例如要在Excel中输入大量表示金额的数字时 , 每个金额数都要加上货币符号¥ 。 正常情况下输入¥需要按住shift + 4 , 但在Excel中 , 我们可以先把所有金额数据输入到表格中 , 然后选中这些单元格 , 点击Excel功能菜单中的“会计数字格式”按钮 , 这些数字就会自动加上¥前缀 , 并自动显示出小数点后两位 。
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点击“会计数字格式”按钮旁边的小三角 , 还可以选择其它国家的货币符号 。
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同样 , 要批量给单元格中的数字加上百分号 , 也可以通过%快捷按钮来实现 。
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除了货币符号和百分号 , 点击Excel“数字”菜单中的单元格属性下拉菜单 , 还可以将单元格中的数字设置为更多类型 。
小提示:
在输入百分比数值时 , 要注意输入数字与加百分号的顺序 。 举例来说 , 要输入15%这个数值时 , 如果先输入数字 , 再点击百分号按钮 , 那么单元格中的数字就应该是0.15 , 而不是15 , 这样点击百分号按钮后 , 得到的才是15% , 否则就会变成1500%;如果你事先知道哪些单元格中需要百分比数值 , 也可以在单元格中还没有数字时 , 就点击百分号按钮 , 这样在这个单元格输入15 , 得到的就是15%了 。
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