对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作 。 使用电脑进行支票套印既可减少工作量 , 又能有效地避免填写失误 , 显然是个不错的选择 。 下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作 。
一、精确设置套印位置
为了获得支票图样 , 你需要一台扫描仪或数码相机 。 把支票放入扫描仪 , 扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100 。 在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边 , 或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪 。 最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp 。
编注:如果用数码相机拍照 , 可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸 , 使它和实际的支票尺寸相同 。
1.设置定位背景
启动Excel , 单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框 , 把刚才保存的ZP.bmp设定为背景 。 单击工具栏上显示比例的下拉列表框 , 把显示比例设定为106% 。
注:106%的比例是这样得来的 。 在把扫描的支票图设置为电子表格背景后 , 设置显示比例为100% , 用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形 , 打印出来 。 量得打印出的矩形高为8.5厘米 , 直接量取支票的高度为8厘米 , 8.5÷8=106%就是所需的比例 。 //本文来自电脑软硬件应用网www.45it.com
2.设置界面及数据定位
通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽 , 再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮 , 让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合 。 对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了 。 对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票 。 然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容 , 并输入数据以便下一步设置时参考(图1) 。
【避免填写失误-用Excel轻松套印支票图文攻略教程】
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二、格式及公式1.基本公式在C3、C4、B10单元格分别输入公式=I16、=K16、=B16以显示科目、对方科目和金额 。 出票日期B7、H2都输入=F16 , 收款人B9和H3=A16 , 用途B11和G7=H16 。 这一步让支票上的各个单元格分别引用16行中的相应单元格数据 。 2.格式设置选中A1:E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐 。 再选中F1:L13支票区设置为10号字、宋体 , 左对齐 。 选中H4设置14号字 , 单击工具栏上的“B”按钮设置文字加黑 , 以突出显示大写金额 。 选中B9 , 右击选择“设置单元格格式” , 在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项 , 以防收款人名过长时显示不完 。 同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式 。 选中存根的金额B10 , 右击从 “设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位 。 3.小写日期选中存根出票日期的B7单元格 , 右击选择“设置单元格格式” , 在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义” , 在“类型”输入框中输入“yy mm dd” , 不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格(图2) 。 确定后就可以看到日期已经对准了 。 在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日的间距 。
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4.大写日期选中H2设置文字水平居中对齐 , 把字号设置为10号 。 右击H2选择“设置单元格格式” , 在 “数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义” , 在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd” , 不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔 , 确定后 , 再适当调整H列宽度让日期对正位置即可 。 5.小写金额在小写金额的J5中输入公式=IF(B16<100000000,"¥",) &WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100) 。 公式前半部分表示当数值小于1亿时才显示¥ , 后面的WIDECHAR()作用是把单字符转成双字符 , 其效果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距 , 然后只要适当调整字号就可以得到所需的间距 , 在此设置为10.5号字就差不多了 。 最后选中J5设置右对齐 , 再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可 。 注:对于字号列表中没有的字号 , 只要在工具栏上的“字号”输入框中直接输入数字如10.5 , 然后回车即设置为10.5号字 。 6.大写金额的处理在大写金额的H4单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT (B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF (INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&" 角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2)," [DBNum2]"),1)&"分") , 回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额 。 最后完成的效果如图(图3) 。
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