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Excel电子表格排序的实用方法猜你喜欢

excel电脑知识

排序是数据处理中的经常性工作 ， Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类 。 本文以几个车间的产值和名称为例 ， 介绍Excel 2000/XP的数据排序方法 。
一、数值排序
1、RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具 ， 它的语法为：RANK（number ， ref ， order） ， 其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格 ， ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用 ， order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略 ， 则以降序方式给出结果 ， 反之按升序方式） 。
例如要计算E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值 ， 计算各车间产值排名的方法是：在F2单元格内输入公式 “=RANK（E2 ， $E$2:$E$4）” ， 敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2 。 再将F2中的公式复制到剪贴板 ， 选中F3、F4单元格按 Ctrl+V ， 就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1 。 美文坊提醒大家如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2 ， $E$2:$E$4 ， 1）” ， 则计算出的序数按升序方式排列 ， 即2、1和3 。 电脑软硬件应用网(http://www.45it.com)提醒大家相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同 ， 但会导致后续数字的序数空缺 。 假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同 ， 则按本法计算出的排名分别是 3、3和1（降序时） 。
2、COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目 ， 它的语法为COUNTIF（range ， criteria） 。 其中range为参与统计的单元格区域 ， criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件 。 其中数字可以直接写入 ， 表达式和文本必须加引号 。
仍以上面的为例 ， F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4 ， ”>“&E2）+1” 。 计算各车间产值排名的方法同上 ， 结果也完全相同 ， 2、1和3 。
此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值 ， 在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式 ， 即“>176 。 7”、 “>167 。 3”等 。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量 ， 该结果加一即可得到该数值的名次 。 很显然 ， 利用上述方法得到的是降序排列的名次 ， 对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同 。
3、IF函数
Excel自身带有排序功能 ， 可使数据以降序或升序方式重新排列 。 如果将它与IF函数结合 ， 可以计算出没有空缺的排名 。 以上例中E2、E3、E4单元格的产值排序为例 ， 具体做法是：选中E2单元格 ， 根据排序需要 ， 单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮 ， 即可使工作表中的所有数据按要求重新排列 。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的 ， 而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名 。 可以在G2单元格中输入1 ， 然后在G3单元格中输入公式“=IF（E3=E2 ， G3 ， G3+1）” ， 只要将公式复制到G4等单元格 ， 就可以计算出其他车间的产值排名 。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序 ， Excel提供了比较好的解决办法 。 如果您要将上例数据表按车间名称的笔划排序 ， 可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格 ， 单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令 ， 再单击其中的“选项”按钮 。 选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序 ” ， 再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序” ， “确定”后回到“排序”对话框 。 如果您的数据带有标题行 ， 则应选中“有标题行”（反之不选） ， 然后打开“主要关键字”下拉列表 ， 选择其中的“单位” ， 选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定” ， 表中的所有数据就会据此重新排列 。 提醒大家此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序 ， 请读者自行摸索 。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照金工车间、铸造车间和个人简历表格的特定顺序重排工作表数据 ， 前面介绍的几种方法就无能为力了 。 这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令 ， 打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡 。 选中左边“自定义序列”下的“新序列 ” ， 光标就会在右边的“输入序列”框内闪动 ， 您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了 ， 输入的每个序列之间要用英文逗号分隔 ， 或者每输入一个序列就敲回车 。 如果序列已经存在于工作表中 ， 可以选中序列所在的单元格区域单击“导入” ， 这些序列就会被自动加入“输入序列”框 。 提醒大家无论采用以上哪种方法 ， 单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用 。

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