如今，微信、钉钉等即时通讯软件在工作场景中的使用越来越频繁，但不可否认的是，电子邮件仍然发挥着不可替代的作用 。
尤其是面对公司高层领导和重要的外部客户，一封庄重得体的邮件对职场人来说永远是加分项 。
那么，如何写一封让对方看完之后觉得专业又愿意回复的邮件呢？如何管理我的邮件，使我的工作顺利高效？
事实上，邮件就像电话和面对面一样，有很多知识 。以下，请欣赏:
首先，按照5D规则积极管理电子邮件
电子邮件很容易转移人们的注意力，尤其是在无聊的工作时间，这是一种很好的消遣 。
投资越多，越容易沉迷；表面上看是一项严肃的工作，实际上完全没有效果，所以你需要一套循证治疗原则 。
我的原则是5D:
授权(委托)
删除(删除)
延迟
紧凑型(德沃德)
停用(停用)
1.尽可能多地委派写电子邮件的工作 。
在麦肯锡全球研究院2012年7月的报告中，我们的金融智库写道:“2012年，知识型员工平均28%的工作时间花在了电子邮件上 。”
换句话说，如果你每天工作12个小时，你有3.4个小时写电子邮件 。听起来不可思议吗？
然而，我们都知道，只有通过专注和奉献才能取得好的结果 。
当你转型为领导或者想担任领导职务的时候，一定要学会忍住一收到信就回复的冲动，开始学习分配这份工作 。
找一个可靠的团队成员，给他一些重要的邮件 。这个成员也需要经验和空时间来展示他的能力 。
找一个助理为你管理工作日程，因为沟通和准确的日程安排属于他们的工作范围 。
有些人认为分配后勤工作是经理的责任，但那只是当你一无所有时，如果一个项目失败了 。否则，尽量避免物流 。
2.删除路上所有琐碎的邮件 。
以及上下班路上的时间，都是宝贵的，应该好好利用 。如果你累了，睡个午觉当然可以，否则，请利用这段时间删除你的邮件 。
从长远来看，这可以为你节省很多时间，也可以让你觉得创业网络非常高效 。
这样做的时候，你应该专注于处理琐碎的电子邮件，而不是阅读信件，除非真的很紧急 。
据《财富》杂志报道:“邮件管理公司Baydin分析了500万封邮件 。平均每个用户每天会收到147封邮件，删除71封邮件(即48%) 。”
干净的收件箱不仅可以释放空个房间，还可以让你更容易找到重要信息 。
3.推迟电子邮件处理
有些邮件回复起来很有趣 。比如一个徒弟给你写信，你会想马上回复；如果有大学朋友给你写信，想马上回复也是一种本能反应 。
虽然这些信很有意思，但是回复的时候会有成就感，但是回复的又快又匆忙，很容易产生负罪感 。
当有这种立即回复的冲动时，重要的是要有“拖延”的心态 。
我通常的做法是把信从创业网站移到一个创业网站的收件箱里(或者直接转发给我自己，然后事后用我自己的名字对邮件进行排序)，然后找另一个完整的时间在同一天或者那一周回复 。
4.精简邮件中使用的词语
写完每一封邮件后，在检查一般的拼写或语法错误时，你也应该加入“简化单词”的习惯 。方法很简单:删除不必要的多余单词 。
有些多余的话是显而易见的，比如“为了”、“作为事实”、“是否”等等 。
5.周五晚上关闭邮箱功能，到你设定的时间才会打开 。
显然，这是最难做到的事情 。现在我们可以随时上网，查邮件，尤其是工作邮件，变得非常方便 。然后我们有一个期望，并期望在24小时内的任何时候得到回应 。
现在我们无法想象没有电子邮件和手机的世界 。
反复研究表明，人们的等待耐心大大降低，“等待焦虑”成为一大难题 。
然而，为了高效和有效，必须有一套有效的规则 。一个常见的经验法则是只在周日晚上阅读或回复电子邮件 。
文章插图
二、常见的应用模板:如何通过邮件报告工作进度
在平时的工作中，我主张尽量通过邮件更新最新进展，这样可以帮你节省20%左右的会议时间 。
避免见面，原本是想寻找解决问题的办法，但最后却变成了向高层领导汇报最新的工作情况 。
如果有很多高层领导或老板同时参与，你更需要这样做 。
以下是我认为电子邮件应该是什么样子 。
首先一开始我会讲解整体的最新进展，然后是内容的更新进展，然后是客户沟通(或者和消费者沟通)的反馈和团队的进展 。
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