采购管理制度（采购部门规章制度及处罚条例）
一：计划
（一）接计划时必须记录时间、报计划人、品名、规格型号、材质及特殊要求， 使计划准确无误， 如因粗心大意记录不全或不正确而导致货物不符合买方要求， 由接计划人负责协调处理， 并记过一次， 雷同事件发生三次或影响恶劣罚款一百元 。
（二）计划中有新的货物或原有货物价格发生变化， 应通知财务并向总经理书面汇报、确认 。
（三）接到计划由最少3个业务员各提出至少一个各不相同的厂家， 综合对比各个厂家的货物的价格和质量， 部门经理和业务员共同协商确定最合适的厂家（货物的价格和质量最合适的厂家）， 由提出该厂家的业务员联系该厂家采购， 另外两个业务员监督 。
二：采购
（一）凡可以在厂家购买的货物， 必须在厂家采购 。
（二）行贿、受贿、贪污每发现1元罚50元， 累计罚款500元者， 请自觉离开公司 。
（三）工作实事求是， 不得弄虚作假 。 凡弄虚作假者， 每发现一次， 视其造成后果严重程度， 处以10—100元罚款 。
（四）在购货至发货过程中， 业务人员如因粗心、不负责等原因造成货物丢失， 且不主动上报情况者， 照价（售价）赔偿并处以10－100元罚款 。
三：发货
（一）发货前业务人员当填写一式三联的派车单， 其中两联由赵总签字认可后， 一联由业务员留存备查， 第二联交予会计作帐， 最后一联由业务人员在装货后签字后给司机留作结算凭证 。
（二）发货单必须清楚准确地列出：
（1） 发货时间 。
（2） 送货人（货车司机） 。
（3） 货物的种类、品名、规格、数量 。
【采购部门规章制度及处罚条例 采购管理制度】 注意：如有寄的货必须让捎货人在货单上签字 。
（三）回单由填写发货单的业务人员核对， 无误后， 叫会计， 会计在发货单存根上签字确认 。
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四：款、票报销事宜：
（一） 业务人员每人手中存放500元备用金 。 所购货物价值小于500元不得申请预付货款 。
（二） 付货款时尽可能从银行帐上走， 不能从银行走的或数额 大的现金款， 必须向领导申报， 得到书面确认方可 。
（三） 报销代提货物费用时， 必须在报销单后附有代提货物明细表和费用细则， 到王总监处登记签字， 再由赵总签字后方可到出纳处报销取钱 。
（四） 购货后两天内报账， 逾期的报销单后必须附有赵总签字认可的情况说明 。
（五） 货款报销时， 应附有购货发票， 如发票暂时不能回来， 给会计打欠条,欠条中应列出 ‘材料名称’‘数量’‘金额’， 发票返回时间， 如逾期未回， 且未得到赵总认可， 视情节轻重予以不同程度处罚 。
（六） 拿回发票要核对发票上的‘公司名称’、‘帐号’、‘税号’、‘材料名称’‘数量’‘金额’ 。
（七） 购进货物款项报销流程：
1.购买货物的业务员填写报销单， 签字 。
2.由负责监督的业务员确认签字 。
3.由部门经理确认签字 。
4.由出纳签字证明已登记入库 。
5.由会计签字记入库存帐 。
6.由赵总签字准许报销 。
7.到出纳处报销取钱 。
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