采购管理制度及采购流程采购流程的主要5个步骤( 二 ) _资源

l对于相同的规格和技术要求，应询问不同的品牌。
l除固定资产外，选择供应商询价、供应商比价或招标采购的供应商数量应根据单次采购金额的不同而有所不同。金额较大的，公司相关领导将参与监管。
l比价采购或招标采购邀请的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成公司要求的材料和项目。
l比价采购或招标采购应按公司规定的表格格式或完整的招标文件格式进行。
l询价过程中如遇特殊情况，以书面形式向公司领导汇报请示。
(三)价格比较和议价
确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量。
对合格供应商的价格水平进行市场分析。其他厂商的价格是否最低，报价的综合条件更加突出。
l收到供应商第一次报价或开标后，向公司领导汇报情况，并设定议价目标或理想中标价格。
重要项目应通过一定的方法验证和评审目标单位的实力和资质，如通过实地考察了解供应商各方面的实力。
l参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。
(4)价格比较和议价结果汇总
l比价议价总结要上报公司相关领导，取得同意后才能做总结。
l创业网络比价、议价结果汇总应按规定格式完整挂牌报价、
工期、付款方式等价格条件，列出拟选择单位及选择理由，并按一定顺序逐一审核。
l如果比价和议价结果未能通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。
(五)合同的签订及其条款
(1)合同主体应包括的要素
l合同名称、编号、签订时间和地点。
l采购物项的名称、规格、数量、单价、总价和合同总金额，以及清单、技术文件和确认文件是合同的组成部分。
l包装要求，备件的包装和运输要求。
l合同总金额应包括税金，包括大云公司的总价，特殊情况应注明。
付款条件。
l交货日期。
l保修期。
l质量要求和规范。
违约责任和解决争议的方法。
l双方公司信息。
l其他协议。
(2)合同签订及其条款
l如果涉及技术问题和公司机密，注意保密义务。
起草合同条款时，各种风险必须最小化。
l如果订购的货物数量大，价值大或难以检查，一定要请厂家派代表到现场帮助检查。
l质保期必须明确何时开始，应要求厂家尽量延长产品质保期。
l规定发货时间和发票要求。
l对于不同的合同，约定不同的付款方式。比如设备合同，按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序，明确付款金额、付款时间、付款条件。
l与第一合作单位合作时，少付或不付预付款。
违约责任必须详细具体。
l只有在完成比价汇总相关表格的巡视签字后，才能签订合同。
l签订合同前，应按规定的格式检查合同初稿。
l本合同经公司领导审核批准后签署，加盖公司合同章后生效。
l所有签订的合同应及时提交给财务部。
(六)支付和合同执行
(1)支付流程

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(2)支付规则
l签署合同项下的所有付款应根据公司财务报销流程和资本支出审批流程的相关规定进行。
根据时间表支付的采购项目必须在质量检验合格后才能付款。
l根据公司规定和合同协议符合付款条件的合同，应按财务部要求填写相关资金支出及付款审批表，并在巡回签字后提交财务部付款。
l财务部应在收到付款审批表后3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期。如遇特殊情况，延迟付款应及时通知采购部，并向公司领导汇报。
(3)合同执行
l已签署的合同应由采购部项目负责人跟进，并由采购部负责人监督。如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。
l签订合同执行过程中，要随时了解合作单位合同义务和责任的履行情况，跟踪启动网络，督促其按时保质保量履行合同。
l合同履行过程中，严格按照上述约定执行，未尽事宜及时协商并签订补充合同。
(七)验收、入库和退货
(1)验收过程