大家对于“发布会”这个词语并不陌生 ， 日常生活和新闻报道中会经常看到 ， 比如新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等 ， 其中新品发布会和新闻发布会最为常见 。
新品发布会侧重于产品推广 ， 考虑的是宣传和造势 ， 而新闻发布会侧重于信息沟通 ， 考虑的是传播和公关 。
一般来说 ， 企业或者组织在重大影响的社会事件发酵之际 ， 比如与其他组织发生了法律纠纷 ， 或者因为产品质量问题导致众多用户投诉和谴责 ， 或者因为受到主流媒体的相关质疑 ， 或者受到竞争对手的恶意攻击和诽谤 ， 那么就需要向公众和媒体公布信息 ， 就需要召开新闻发布会 ， 从而实现时间、人员和媒体的集中 ， 以网络媒体、电视、报刊、广播等形式迅速传达给大众 ， 从而澄清负面流言、提升企业形象 ， 或者制造新闻点 。
所以 ， 一般会由新闻当事人或者新闻发言人出面 ， 对某个事件进行公开的、权威的、官方的阐述和表明态度 ， 及时的向大众表明企业的立场和态度 。
作为企业公关的重要手段之一 ， 新闻发布会很好的承担了沟通大众的作用 。 一方面能第一时间扭转公众对于某种事态的糟糕印象 ， 挽回负面影响 ， 争取到社会舆论的支持 ， 另一方面也能积极传达正确的立场 ， 塑造积极、正面的企业形象 。 那么企业的新闻发布会如何进行方案策划呢？有什么流程和要点呢？
一、确定发布会主题
新闻发布会对于企业来说是一个重要节点 ， 打好这场战役对于企业公关形象的维护至关重要 。 所以其主题也要慎重 ， 要结合新闻事件明确主题方向 ， 做到让媒体一目了然并且感兴趣 。 然后 ， 只有先确定主题 ， 才能制作H5邀请函、媒体邀约请柬、媒体打包资料、会场布置材料、纪念品等文件 。
值得一提的是 ， 由于我国对新闻发布会有着严格的申报和审批程序 ， 所以笔者建议企业方绕过这种繁琐操作 ， 而是将新闻发布会的名称改为“xx信息发布会”或者“xx媒体沟通会” ， 这样下来会更省事 。
二、确定发布会时间、地点
一般来说 ， 新品发布会从策划到实施要提前准备一个月左右 ， 但新闻发布会往往只有几天时间甚至几个小时时间来准备 ， 所以要根据具体情况具体决定 。
越紧急的新闻事件越需要紧急召开发布会 ， 可能上午有相关新闻爆出 ， 下午就召开新闻发布会进行相关说明了 。 但如果事态没有那么紧急 ， 就可以提前预留半个月时间来精心策划 。 然后具体时间要避开重要节日、重要事件节点 ， 以免形成热点冲突 ， 然后媒体临时抽不出人来参与发布会 。
同时要根据媒体发稿习惯确定时间定在上午或者下午 ， 比如有些平面媒体出刊新闻的时间是次日早晨 ， 那么就可以将发布会安排在下午 ， 但如果你想新闻报道在下午就刊登出来 ， 那么就可以安排在上午召开发布会 。
最后 ， 发布会时长要把控在1个小时左右 ， 最好不要超过2个小时 ， 别现场讲太多毫无意义、形式主义的东西 ， 最后媒体都没耐心了 ， 要保证现场核心、关键信息的传达 ， 不要拖沓 ， 这样可以保证发布会的报道效果 。
新闻发布会的地点一般有三个选择 ， 第一是相关事件的现场 ， 可以方便召集媒体和直接现场取景；第二个是企业的会议室等场所 ， 第三个是酒店 ， 为了企业形象考虑 ， 一般都会选择档次高一点的五星级酒店 。
所以 ， 如果发布会要租借第三方场地 ， 要做好协商 ， 选择合适的场地 ， 主要从档次、场地规模、便利性、价格方面考虑 ， 并签订合同 。 比如会议厅容纳人数是否够用、是否配备主席台和投影设备等 ， 停车场是否够用 ， 酒店外围能否布置相应的横幅拱形门等 。
三、确定发布会流程
一般情况下 ， 新闻发布会的流程主要有迎宾签到、给媒体分发资料、发言人进行新闻发布、点请采访人员提问、回答媒体问题、发布会结束等环节 ， 但有的企业会出于礼貌 ， 会邀请嘉宾在会后参与聚餐 ， 另外 ， 有些企业会比较重视此次事件 ， 会安排后续的媒体座谈会或采访人员招待会 。 根据实际情况制定流程 ， 并通知到各个嘉宾 。
四、确定参会者 ， 并发出媒体邀约
新闻发布会参与方有公司领导、员工、媒体采访人员、同行、客户等 ， 要拟定一个大名单 ， 对名单上的嘉宾要发出相应的邀请函 ， 包含发布会主题、地址、议程安排、现场平面图等 。 然后根据大名单 ， 进行联系 ， 回收确认信息 ， 保证重要人员无遗漏并能准时出席 ， 如果对方可能有无法到来的情况 ， 要做好应急人选的考虑 。
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