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（2）联系各个媒体并分发邀请函
通过 *** 、微信、邮箱等方式一对一联系媒体采访人员 ， 并向他们发送媒体邀请函 。
当然 ， 媒体邀约的工作 ， 也可以由外部供应商来协助完成 ， 可以节约时间和精力 ， 同时***的机构资源更加丰富、媒体沟通更有经验 ， 可以确保新闻发布会的目标达成 。
邀请有影响力的人
在新闻发布会前 ， 很多情况下不仅要邀请媒体采访人员 ， 还要邀请社交媒体影响力者（KOL）、以及优秀的自媒体者 。在选择社交媒体KOL和自媒体时、必须选择与公司产品相匹配、并具有在特定领域中有传播能力的影响者 。
在做完以上邀请工作后 ， 要及时整理出席反馈 ， 并且阶段性与媒体确认出席情况 ， 如果媒体确认数量在活动日期之前一周内仍未达到目标 ， 应立即应对 ， 进一步宣传邀请函 ， 提醒确认出席的媒体 ， 以确保会议当天的人数更加可控 。
联系新闻通稿发布机构
虽然新闻发布会现场会有约定的媒体到场并对新闻进行报道 ， 但现场可覆盖的媒体毕竟有限 ， 通过新闻通稿发布机构进行批量发稿 ， 可以有效补充媒体覆盖面 ， 同时可以放大新闻发布会传播范围和效果 。
新闻发布会上的讲义和物料
以下是新闻发布会当天要分发的标准物料 。媒体工具包
包括：公司简介、提前撰写好的新闻通稿、发布会议程打印放入文件夹 ， 产品或纪念品 ， 发布会后可将可公开的演讲材料、视频和照片等上传网上 ， 将链接地址发送给采访人员 。产品样品
您可以在礼品包中将样品作为纪念品 ， 与其他物料放在一起 。如果样品无法分发 ， 可以通过图片、透视图等方式描述 。背景板/背景墙
带有公司Logo、及发布会主题的背景墙是发布会活动必需的 ， 包括签到背景板、以及演讲背景板 。背景板上的内容将出现在新闻发布会的人员后面 。价格因尺寸和组装容易程度而异 。
背景墙的设计非常重要 ， 因为在发布会现场和后期宣传中 ， 背景墙会多次出现 ， 上面所呈现的内容包括公司Logo、发布会主题能都会随之出现 ， 增加品牌的曝光度 。
新闻发布会当天的分工
在新闻发布会当天 ， 必须预先确定分工 ， 如发言人、媒体沟通人员、接待员、指导人员、音响及麦克风人员等 ， 主要角色如下 。
公共关系（2人）：发布会当天 ， 负责媒体跟进和沟通 ， 确保媒体的出席、接待、发布相关资料 。
【新闻发布会流程表新闻发布会流程】演讲者/发言者：演讲者需要排练走场 ， 在排练中 ， 演讲者站的位置、姿势都要提前考虑到 ， 并要熟悉PPT的遥控操作、调试灯光 ， 如果场地昏暗 ， 尤其需要检查灯光情况 。
接待（签到人员及引导人员）：负责参会人的签到 ， 签到时 ， 建议留下参会人名片 ， 媒体签到尤其要注意核对名片 ， 签到完成后 ， 将参会文件包分发给参会人（也可以提前把参会文件包在座位上） ， 然后引导人员负责将参会人引入场内 ， 按次序就坐 。
指导人员（2人）：负责引导媒体入场 ， 并提前告知媒体拍摄注意事项 ， 比如：演讲者的位置/移动、场地中的灯光布局、以及其他拍摄镜头调整所需的信息 。
主持人：可以选择公司内部人员 ， 或外部***的主持人 。发布会前几天 ， 至少每天需要和主持人过两次脚本 ， 并确认工作流程、发言人及演讲人信息、会场音视频音乐信息等 。
麦克风工作人员（2人）：负责随时关注演讲人、主持人麦克风的状态 ， 并准备1个以上备用麦克风 ， 在问答环节中 ， 负责将无线麦克风带到会场询问器的负责人 ， 如果会场很大 ， 则需要两人以上在会场左右两边待命 。
在发布会前1个小时 ， 至少进行一次最后排练 ， 并检查声音 ， 主持人、演讲者都要进行一次走场 。
此外 ， 在新闻发布会闭幕后 ， 进行专场采访时 ， 一名PR（公关）要在受访者和采访人员旁边等候 ， 控制采访内容 ， 避免问题太长 ， 以影响其他媒体采访时间 。
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