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Excel表格的25招必学秘技 电子表格常用技巧大全( 二 )

小知识


重复上面的操作 ， 将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来 。
4、以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时 ， 只要展开“常用文档”菜单 ， 单击其中的相应选项即可 。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中 ， 但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能 。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时 ， 常常需要输入一些特殊的专业符号 ， 为了方便输入 ， 我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏 。
1、执行“工具→宏→录制新宏”命令 ， 打开“录制新宏”对话框 ， 输入宏名？如“fuhao1”？并将宏保存在“个人宏工作簿”中 ， 然后“确定”开始录制 。 选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮 ， 然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中 ， 再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮 ， 完成宏的录制 。
仿照上面的操作 ， 一一录制好其它特殊符号的输入“宏” 。
2、打开“自定义”对话框 ， 在“工具栏”标签中 ， 单击“新建”按钮 ， 弹出“新建工具栏”对话框 ， 输入名称——“专业符号” ， 确定后 ， 即在工作区中出现一个工具条 。
切换到“命令”标签中 ， 选中“类别”下面的“宏” ， 将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮) 。
3、选中其中一个“自定义按钮” ， 仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名 。
4、右击某个命名后的按钮 ， 在随后弹出的快捷菜单中 ， 选“指定宏”选项 ， 打开“指定宏”对话框 ， 选中相应的宏(如fuhao1等) ， 确定退出 。
重复此步操作 ， 将按钮与相应的宏链接起来 。
5、关闭“自定义”对话框 ， 以后可以像使用普通工具栏一样 ， 使用“专业符号”工具栏 ， 向单元格中快速输入专业符号了 。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表 ， 经常需要打印其中不同的区域 ， 用“视面管理器”吧 。
1、打开需要打印的工作表 ， 用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉 ， 选中它们再右击鼠标 ， 在随后出现的快捷菜单中 ， 选“隐藏”选项 ， 将不需要打印的行(或列)隐藏起来 。
2、执行“视图→视面管理器”命令 ， 打开“视面管理器”对话框 ， 单击“添加”按钮 ， 弹出“添加视面”对话框 ， 输入一个名称(如“上报表”)后 ， 单击“确定”按钮 。
3、将隐藏的行(或列)显示出来 ， 并重复上述操作 ， “添加”好其它的打印视面 。
4、以后需要打印某种表格时 ， 打开“视面管理器” ， 选中需要打印的表格名称 ， 单击“显示”按钮 ， 工作表即刻按事先设定好的界面显示出来 ， 简单设置、排版一下 ， 按下工具栏上的“打印”按钮 ， 一切就OK了 。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序 ， 这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序 ， 也不是按笔画顺序 ， 怎么办？可采用自定义序列来排序 。
1、执行“格式→选项”命令 ， 打开“选项”对话框 ， 进入“自定义序列”标签中 ， 在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关 ， 车队 ， 一车间 ， 二车间 ， 三车间”等) ， 单击“添加”和“确定”按钮退出 。
2、选中“部门”列中任意一个单元格 ， 执行“数据→排序”命令 ， 打开“排序”对话框 ， 单击“选项”按钮 ， 弹出“排序选项”对话框 ， 按其中的下拉按钮 ， 选中刚才自定义的序列 ， 按两次“确定”按钮返回 ， 所有数据就按要求进行了排序 。
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅 ， 只好将它隐藏起来了 。
1、选中需要隐藏内容的单元格(区域) ， 执行“格式→单元格”命令 ， 打开“单元格格式”对话框 ， 在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项 ， 然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号) 。
2、再切换到“保护”标签下 ， 选中其中的“隐藏”选项 ， 按“确定”按钮退出 。
3、执行“工具→保护→保护工作表”命令 ， 打开“保护工作表”对话框 ， 设置好密码后 ， “确定”返回 。
经过这样的设置以后 ， 上述单元格中的内容不再显示出来 ， 就是使用Excel的透明功能也不能让其现形 。

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