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Excel表格的25招必学秘技 电子表格常用技巧大全( 四 )

小知识


2、再次选中A1单元格 ， 用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后 ， 再同时选中A1至G1单元格区域 ， 用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中 。
至此 ， 成绩条基本成型 ， 下面简单修饰一下 。
3、调整好行高和列宽后 ， 同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域) ， 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮 ， 在随后出现的边框列表中 ， 选中“所有框线”选项 ， 为选中的区域添加边框(如果不需要边框 ， 可以不进行此步及下面的操作) 。
4、同时选中A1至G3单元格区域 ， 点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮 ， 然后按住鼠标左键 ， 自A4拖拉至G186单元格区域 ， 为所有的成绩条添加边框 。
按“打印”按钮 ， 即可将成绩条打印出来 。
十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时 ， 常常不知道使用什么函数比较合适 。 Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围 ， 挑选出合适的函数 。
执行“插入→函数”命令 ， 打开“插入函数”对话框 ， 在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”) ， 然后单击“转到”按钮 ， 系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来 ， 并显示在“选择函数”下面的列表框中 。 再结合查看相关的帮助文件 ， 即可快速确定所需要的函数 。
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时 ， 我们编辑某个工作表(Sheet1)时 ， 需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容 ， 可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现 。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令 ， 打开“监视窗口” ， 单击其中的“添加监视”按钮 ， 展开“添加监视点”对话框 ， 用鼠标选中需要查看的单元格后 ， 再单击“添加”按钮 。 重复前述操作 ， 添加其它“监视点” 。
以后 ， 无论在哪个工作表中 ， 只要打开“监视窗口” ， 即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息 。
十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中 ， 为单元格区域添加边框的操作比较麻烦 ， Excel 2002对此功能进行了全新的拓展 。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮 ， 在随后弹出的下拉列表中 ， 选“绘图边框”选项 ， 或者执行“视图→工具栏→边框”命令 ， 展开“边框”工具栏 。
单击工具栏最左侧的下拉按钮 ， 选中一种边框样式 ， 然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉 ， 即可为相应的单元格区域快速画上边框 。
提示：①如果画错了边框 ， 没关系 ， 选中工具栏上的“擦除边框”按钮 ， 然后在错误的边框上拖拉一下 ， 就可以清除掉错误的边框 。 ②如果需要画出不同颜色的边框 ， 可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮 ， 在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后 ， 再画边框即可 。 ③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线 。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数 ， 或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候 ， Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告 ， 那该多好啊！要实现这一功能 ， 对Excel来说 ， 也并不难 。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中 ， 为了输入的统一和计算的方便 ， 我们希望“年份”都用一个四位数来表示 。 所以 ， 我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项 。 在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度” 。 然后在“数据”下拉菜单中选择“等于” ， 且“长度”为“4” 。 同时 ， 我们再来到“出错警告”卡片中 ， 将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止” ， 并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法！”和“请输入四位数年份 。 ”字样 。
很显然 ， 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时 ， Excel就会弹出示的警告对话框 ， 告诉你出错原因 ， 并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入 。 神奇吧？其实 ， 在Excel的“数据有效性”判断中 ， 还有许多特殊类型的数据格式可选 ， 比如“文本类型”啊 ， “序列大小”啊 ， “时间远近”啊 ， 如你有兴趣 ， 何不自作主张 ， 自己设计一种检测标准 ， 让你的Excel展示出与众不同的光彩呢 。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel ， 软件总是默认打开多张工作表 。 由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力 ， 更适合在多张相互关联的表格中协调工作 。 要协调关联 ， 当然首先就需要同步输入 。 因此 ， 在很多情况下 ， 都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容 。

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