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Excel表格的25招必学秘技 电子表格常用技巧大全( 五 )

小知识


那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1” ， 然后按住Shift键 ， 单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起 ， 可以按住Ctrl键进行点选) 。 此时 ， 我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样 ， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了 。 在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么 ， 我们发现 ， “工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了 。
但是 ， 仅仅同步输入是远远不够的 。 比如 ， 我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢？首先 ， 我们得改变第一张表格的数据格式 ， 再单击“编辑”菜单的“填充”选项 ， 然后在其子菜单中选择“至同组工作表” 。 这时 ， Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框 ， 在这里我们选择“格式”一项 ， 点“确定”后 ， 同组中所有表格该位置的数据格式都改变了 。
十九、改变文本的大小写
在Excel中 ， 为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式 ， 也不是数据库 ， 而是函数 。 不要以为Excel中的函数只是针对数字 ， 其实只要是写进表格中的内容 ， Excel都有对它编辑的特殊函数 。 例如改变文本的大小写 。
在Excel 2002中 ， 至少提供了三种有关文本大小写转换的函数 。 它们分别是：“=UPPER(源数据格)” ， 将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)” ， 将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)” ， 将文本转换成“适当”的大小写 ， 如让每个单词的首字母为大写等 。 例如 ， 我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“Excel” ， 然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)” ， 回车后得到的结果将会是“Excel” 。 同样 ， 如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei” ， 然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)” ， 那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了 。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外 ， 从已存在的单元格内容中提取特定字符输入 ， 绝对是一种省时又省事的方法 ， 特别是对一些样式雷同的信息更是如此 ， 比如员工名单、籍贯等信息 。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话 ， 最好使用“=RIGHT(源数据格 ， 提取的字符数)”函数 ， 它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置 。 当然 ， 如果你想提取姓名的话 ， 则要使用“=LEFT(源数据格 ， 提取的字符数)”函数了 。 还有一种情况 ， 我们不从左右两端开始 ， 而是直接从数据中间提取几个字符 。 比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时 ， 就只须在目标单元格中输入“=MID(A5 ， 4 ， 2)”就可以了 。 意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符 ， 也就是第4和第5两个字 。
二十一、把基数词转换成序数词
将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题 。 因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀 ， 但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的 。 而且 ， “11”、“12”、“13”这3个数字又不一样 ， 它们却仍然是以“th”结尾的 。 因此 ， 实现起来似乎很复杂 。 其实 ， 只要我们理清思路 ， 找准函数 ， 只须编写一个公式 ， 就可轻松转换了 。
不信 ， 请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),"th",IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),"st","nd",″rd"),″th"))”
提示：该公式尽管一长串 ， 不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的 ， 则加上“th”后缀；②如果第1原则无效 ， 则检查最后一个数字 ， 以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效 ， 那么就用“th” 。 因此 ， 基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷 。
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道 ， 在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法” ， 那就是将金额中的空位补齐 ， 或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号 。 其实 ， 在Excel中也有类似的输入方法 ， 那就是“REPT”函数 。 它的基本格式是“=REPT(“特殊符号” ， 填充位数)” 。
比如 ， 我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位 ， 就只须将公式改为“=(A2&REPT("#",16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位 ， 就要改为“=REPT("#",16-LEN(A3)))&A3”；另外 ， 如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充 ， 则需要改为“=REPT("#",8-LEN(A4)/2)&A4&REPT("#")8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业 ， 要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话 ， 那就改为：“=(TEXT(A5,"$#,##0.00"(&REPT("#",16-LEN(TEXT(A5,"$#,##0.00"))))” ， 一定能满足你的要求 。

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