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会前工作

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会前工作

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【会前工作】1．安排会议主题或议题
会议主题是会议要讨论*主要问题和要议定*事项，它决定着会议**质和方向，是会议目标*体现 。议题是对会议主题*细化，是由*决定* 。确定主题*主要方法有：一是要有确实*依据，二是必须要结合*单位*实际，*会议、办公会议等 ， 有些会议*名称则是不固定* 。会议名称应当根据会议*议题或主题来确定，即要名副其实 。会议*名称一般由以下几个部分组成 。
*1*会议主办单位*名称 。
*2*会议*主题 。
*3*会议*类型 。
例如，“××集团*经贸洽谈会”这个名称 ， 其中 ， “××集团*”是会议主办单位*名称 ， “经贸”是会议*内容或主题 ， “洽谈会”是会议*类型 。另外，有*会议名称还可以包括时间和范围等因素 。例如 ， “××集团*×年全体员工总结大会” ， 其中，“×年”是会议内容针对*时间，“全体员工”是会议*范围，“总结大会”表明了会议*类型 。会议名称要用精练*文字高度概括出会议*主题，使人一目了然 。
2*确定会议*规模和规格
会议规模与规格*确定依据是会议*内容或议题 。内容和议题需要多大*规模就上多大*规模 。同时，应当*着精简效能*原则来确定会议*规模与规格，即中、小规模，中、低档次*规格能够解决问题* ， 尽量不上大规模和高规格 。
3*提出参加会议*范围或人员名单
在确定会议规模与规格*基*上，提出参加会议*范围或人员名单 。这就是说，多大规模、何种规格档次*会议应当由何种层级或何种身份*人参加 ， 这里所说*层级 ， 一般是指参加会议人员*级别、地位；这里所说*身份，却并不完全在于某人职位级别*高低，而是在于会议*需要 。目前，社会上有些单位办会，动不动就请上一大堆“名人”，其实与会议*内容毫不相关，只是想借“名人”提高企业*知名度，这样做虽然可能会引起一时轰动 ， 但增加了成*，很可能造成不必要*浪费 。还有个别单位和地区存在着“陪会”现象，即应该一位*出席会议 ， 但实际上却带着秘书、司机、家属等一行人，不仅给会议主办单位造成很大压力，更给与会者单位造成了不必要*经济负担 。因此，在拟定会议范围或人员名单时 ， 应尽量避免类似情况*出现，将真正应当参加会议*人员列入名单 ， 无关人员应排除在外 。
3．拟订会议*时间与会期
1*提出会议召开*时间
召开会议*时间应当在会议议题确定下来之后确定，原则上应尽量赶早不赶晚，但也要注意以下几点 。
*1*要根据会议*主持人或主办会议单位*主要*人及被邀请*主要*人或贵宾是否能够出席会议来确定时间 。
*2*主要*人出差、旅行*当天或返回*当天最好不召开会议，紧急会议可以除外 。
*3*会见会谈*会议应当事先同主、宾双方商议之后再确定会议召开*时间 。
2*确定会期
会期是指召开会议时间*长短 。确定会期应当与会议*内容紧密相联 。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见*会议，会期可长一些，反之可短些 。确定会期也应当遵循精简效能*原则，尽量开短会 。为此，可以采取限定发言时间*做法 ， 以提高会议*效率 。
4．拟订会议*议程与*程安排
1*拟订会议议程
拟订会议议程应当简明概略 ， 并冠以序*将其清晰地表达出来 。代表会议*议程还要经**预备会议或*团会议通过之后才能正式生效 。
一般议程*顺序如下 。
*1*宣布议程 。
*2*说明人员缺席情况 。
*3*宣读并通过上次会议*备忘录 。
*4*财务主管报告 。
*5*其他报告 。
*6*新*议题 。
*7*有关人事任免 。
*8*提名并选举新*负责人 。
*9**有关事项 。
*10*宣布休会 。
2*安排会议*程
会议*程是指会议议程在时间上*具体安排 。会议*程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天*上午、下午、晚上3个单元里 ， 使与会者一目了然地看清*程安排，以便按统一*规定参加会议*活动 。因此，拟订会议*程要明确具体，并准确无误 。*程安排大体包括时间*可具体到×小时×分钟*、内容和地点 。
3*案例——简明*会议议程

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