【秘书资格常识知识：秘书的事务处理艺术】
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某大*人力资源总监张先生说：*对某些秘书在工作中*拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容* 。他们需要*是工作井井有条，在办公室一呼即应*秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言*秘书;是用脑多于用手、善于*时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就*秘书 。
*一*加强纵横两方面*密切*
1.纵向
2.横向
*二*把握事务处理*先后次序
1.事务工作**法
2.用"5w1h"法来*现行事务处理***合理* 。
这"5w1h"*含义为：
*1*why*为什么*--这是探求现行办法必要**起点 。就个别事务而言，要考察其处理方法是否合乎*要求与企业目标，就整体事务而言，要*这一*是否合理，科学 。
*2*what*做什么*--这是研究现行工作*每一具体内容，重点*这些内容与目标间** 。
*3*where*何地做*--这是研究现行事务处理*空间位置及相互关联*问题 。
*4*when*何时做*--这是指对工作时间**，一是时机上是否合适，二是时间长度是否合理 。
*5*who*何人做*-一这是指事务处理中*人员定位问题 。
*6*how*如何做*--这是指方* 。如何做最好?有何注意事项?有无更好*做法等等 。
3.用"abc*法"来理顺事务处理*先后顺序 。
"abc*法"是重点**一种，它强调对一切事务应有根据其价值*不同而有不同*努力程度，以合乎经济原则*观念 。"abc法"又叫"主次因素排列图"或"*图"法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成 。左边*纵坐标表示频数*具体数量*，右边*纵坐标表示频率*以百分比表示*，横坐标表示各种要素 ， 主次因素图**类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作*办公室布置与整理、通讯、**程*，档案*等* 。经统计 ， 一月之中，该秘书所处理*各类工作时间为：文书3800，会务2180，交际接侍1020，临时交办1900，常规工作1870，总计10790分钟 。各类工作占全部工作时间*比重为;文书35.4%，会务20.2%，交际接待9.45%，临时交办17.6%，常规工作17.35%，累计100% 。
画出前述坐标图 ， 将各类工作按比重从多到少 ， 顺序在坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间*累积数，最后将累积数*坐标点连接起来，就得到了累积频率*百分比**折线.
*三*妥善*工作时间
1.确立时间*资源观与效率观 。
秘书工作效率=
2.学会时间诊断和制作计划 。
3.营造良好*办公环境，挖掘时间潜力 。
[案例]：
王经理在我们*里是很出名*恶*，她**部门跳槽率很高 。在*里有一说法：*看不惯谁，不用付违约金即可让那个人滚蛋 ， 秘诀是把他调至王经理*部门 。我不幸成为这个倒霉蛋 。我调到了王经理*部门，还是她** 。我暗自制定了一套战略*：努力工作 ， 任劳住怨，凡是王经理吩咐*事情，我都往好*一面想 。比如：王经理让我反复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心*机会;王经理让我加班，就当为家里省电费、伙食费 ， 还为我自己节约开销，王经理有时当众责骂我 ， 就当是锻炼我*厚脸皮吧…… 。时间久了，我才知道王经理也有不幸*感情生活，离了婚，带着一个女儿，全*自己打拼才挨到现在*位置 。身为*，我又情不自禁同情起她来 。渐渐地我尝试去了解王经理，我知道她*胃不好，于是常常备胃药 。
有-天，王经理出去见*了，我突然接到从幼儿园打来**，说她女儿病了 ， 因为王经理见*是*里*大* ， 我想还是不要打扰她 ， 自做主张赶去幼儿园带她女儿去看病 。到了下班*时间才*王经理 。她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样 。转眼到了王经理*生* ， 我偷偷买了束百合花;标上我们部门所有成员*名字 ， 并衷心祝王经理生*快乐 。年终吃团圆饭*晚上，热闹完了，我看见王经理心情不错，于是我悄悄尾随她，在一个转弯口假装与她不期而遇 ， 我对王经理说其实大家都很尊重她，愿意把自己部门*业绩做好，可以和其他部门一较上下，8小时*工作时间，大家都很累，希望大家**能为大家创造和睦友爱*氛围，这也是有益于工作* 。王经理听了良久没说话，只祝我新年快乐!我忐忑不安地过了一个新年假期 。新年后，我们意外发现;王经理*脸上多了笑容，渐渐地我们*部门有了笑声，开始和睦、团结 。王经理开始和我们一起去跳*，去购物，一起带着她*小女儿去郊游 。最近我们还在为她物*男朋友呢!我终于战胜了这个*，每当同事问起我与王经理相处*秘诀时，我神秘地一笑，指指自己*心 ， 不作回答 。
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