Word批量打印标签方法新 _Word

为了迎接上级检查和规范档案管理，学校决定将档案室的所有档案都重新归档整理，如每位教师的业务档案的档案盒标签就要求统一打印成如下图样子。二百多个标签如果直接在WPS或Word中利用表格完成，将是非常麻烦的事，为了快速完成这项任务，我们找到了Word 2003中久未使用的“邮件合并”功能。

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图11、从计算机中找出原来输入的教职工情况登记表、工资表等存有全校教职工姓名的Excel电子表格文件，把姓名这列复制到一个新的电子表格文件中以便接下来在Word中调用（其实不重新建立文件也行，不过那样在调用时显得比较乱，还容易发生误操作）。这样就免去了重新录入姓名的繁重工作。
2、启动Word 2003 ，单击“工具”→信函与邮件→邮件合并，在打开的“邮件合并”任务窗格中的“选择文档类型”项中选择“标签” ，然后点“下一步：正在启动文档” ，如图2 。

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图23、在“更改文档版式”项中，单击“标签选项” ，在“标签选项”对话框的“纸盒”框中选择“默认纸盒（自动选择）” ，因为默认的是“手动进纸” ，这样会给最后打印带来麻烦。接着单击“新建标签”按钮打开“新建自定义标签”对话框，在“标签名称”框中输入你给新建标签起的名，如：档案标签；根据预览框中的图示和你准备打印输出时使用的纸张大小，把“上边距”和“下边距”改为1厘米；把“标签高度”和“标签宽度”分别改为18.8厘米和3.8厘米（根据档案盒的大小和薄厚来确定）；标签列数选择7 ，标签行数选择1；横向跨度改为3.85厘米，（也就是在标签宽度3.8厘米的基础上再加0.05厘米间距，这样最终打印输出后两个标签间就会有0.05厘米的间距，直接从中间裁一下就能解决问题，如果这个间距过大会有白边，给裁剪带来麻烦，另外也浪费纸张。）
最后在“页面大小”框中选择“A4横向（29.7×21厘米）” ，这时就为我们上面设置的尺寸找到依据了：侧边距1厘米+标签宽度3.8厘米×标签列数7+标签间距0.05厘米×6个间距＜A4纸横向宽度29.7厘米；上边距1厘米+标签高度18.8厘米×标签行数1（因为标签行数为1 ，所以不存在间距）＜A4纸横向高度21厘米。点两次“确定”返加后，再点“下一步：选取收件人” ，如图3 。

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图3

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【Word批量打印标签方法新】4、点“浏览”选择你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel电子表格文件，这时会出现“选择表格”对话框，有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三个工作表让我们选择，一般情况都选择Sheet1$ ，根据Excel文件有无标题行确定“数据首行包含列标题”项是否√选，最后点“确定” ，如图4 ，在出现“邮件合并收件人”对话框时，直接点“确定”即可,如图5 。

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图55、光标（插入点）在第一个标签内的情况下，单击“表格”→插入→表格，根据准备制作的标签格式，插入一个1列6行的表格。然后拖动表格的行线，调整好每一行的高度，并保证整个表格的高度与标签高度接近。注意：有时标签内的光标（插入点）会占一个空行，从而影响表格高度的调整，这时可以按一下Del（Delete）键删除，如图6 。