Access是Office组件的重要成员 ， 其主要功能是数据库的管理和应用 。 由于其普及率和易用性都不及其他成员 ， 所以大家常常会觉得Access的操作不太方便 。 比如 ， 在Access的表中 ， 要想在中间插入一条记录就比较困难 ， 而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌；再比如 ， 当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时 ， 就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能 ， 但Access却无能为力 。 显然 ， 如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流 ， 就能够让这些成员为Access服务 ， 从而达到取长补短、提高工作效率的目的 。
在Word中打开Access表查询项
如果想把Access中的表或者查询 ， 转换成为Word中能够读取的文件格式 ， 以便利用Word进行处理 ， 可以采用以下三种方式：
1．利用剪贴板
在Access中 ， 打开要转换的表或者查询项 ， 将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端 ， 当鼠标置于其上时 ， 鼠标指针会变成向右方向的箭头） ， 可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端 ， 当鼠标置于其上时 ， 鼠标指针会变成向下方向的箭头） ， 可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时 ， 可选中所有记录或者说是选中所有字段 。 进行上述三种情况之一的选择以后 ， 再单击工具栏上的“复制”按钮 ， 将所选内容复制到剪贴板中 ， 如图1所示 。 随后再打开Word ， 单击工具栏上的“粘贴”按钮 ， 即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格 。 如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果 ， 可以选中该行后 ， 执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令 ， 按下“底纹”标签按钮 ， 选择“无填充色” 。
2．导出为RTF文件
在Access中 ， 打开要转换的表或者查询 ， 执行“文件”菜单下的“导出”命令 ， 将“保存类型”指定为“RichTextFormat” 。 在Word中 ， 执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮 ， 在随后弹出的“打开”对话框中 ， 单击“文件类型”旁边的下拉列表 ， 将其指定为“RTF格式” ， 找到前面保存的RTF文件双击即可打开 。
3．直接插入数据库
在Word中 ， 单击“视图”菜单下的“工具栏” ， 然后将“数据库”一项选中（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击 ， 在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项） 。 这时 ， 要在Word中打开Access的表或者查询项 ， 就可以单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮 ， 在随后打开的“数据库”对话框中 ， 按下“获取数据”标签按钮 ， 将文件类型指定为“MSAccess数据库” ， 选中一个数据库文件中的表或者查询 ， 再单击“插入数据”标签按钮 。
将Excel工作表导入Access
利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后 ， 再将其转换成Access文件 ， 无疑是实际工作中使用最多的一种方法 。 Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同 ， 只要在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入” ， 将“文件类型”指定为“MicrosoftExcel”即可 。 当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操作方法与Word表格导入Access表相同） 。
Access文件与HTML文档相互转换
要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档) ， 可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”命令 ， 并将“保存类型”指定为“HTML文档” 。 可以用MicrosoftFrontPage或其它网页编辑软件打开该文档进行编辑修改 。 与导入文本文件和Excel文件方法相同 ， 要在Access中导入HTML文档 ， 只要依次执行：“文件→获取外部数据→导入” ， 将“文件类型”指定为“HTML文档”即可 。
将Word中的表格导入Access中
在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑 ， 然后再将处理好的表格重新导入Access中 。 可以通过两种办法在Access中使用Word表格的数据：
一是通过剪贴板 ， 其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列（当然 ， 也可以单击表格左上角的“选择”工具 ， 选中表格所有数据）后 ， 单击工具栏上的“复制”按钮 ， 然后再打开Access中的表或者查询项 ， 按下工具栏上的“粘贴”按钮将表格数据复制过来 。
二是通过文本文件作为过渡 ， 分成两步进行：第—步 ， 首先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步 ， 在Access中导入文本文件 。 具体操作方法是 ， 在Word中选中表格 ， 依次执行“表格→转换→表格转换成文字” ， 然后点击“另存为”命令 ， 并指定“保存类型”为“纯文本” 。 在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入” ， 在“另存为”窗口下选择“文件类型”为“文本文件”.
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