新一代办公应用软件OfficeWord2003新增了一些比较实用的功能 , 因此备受用户的喜爱 , 笔者仅就其中的比较功能与朋友们交流 。
一、并排比较文档
有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较 , 在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的 , 但现在如果你用的是Word2003 , 只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令 , 就可以使打开的两个Word文档左右排开 , 您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别 , 具体使用方法如下:
打开两篇需要比较的文档 , 然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令 , 窗口会自动以平铺方式排列 , 同时显示出并排比较工具条 , 上面有三个按钮 , 如图1所示 。
文章插图
第一个是同步滚动按钮:可以控制一篇文档在滚动时 , 与之比较的另一文档是否同时滚动 。
另一个是重置窗口位置按钮:当窗口位置发生变化时 , 单击它 , 可以恢复到并排比较时的初始状态 。
第三个是“关闭并排比较”按钮 , 单击它会退出文档比较状态 。
我们还可以用“并排比较”功能来比较一篇文档的不同版本:单击菜单“窗口→新建窗口”命令 , 为当前文档新增一个窗口 , 然后执行“并排比较”命令 , 再改变其中一个窗口的版本 , 就可以对这篇文档的不同版本进行比较了 。
编辑提示:该功能在Office2003其他子程序中有相同的用法 。
二、比较两项所选文本的格式
有时两个段落看上去不完全一样 , 但又不确定哪个属性不一样 。 这就用到了“显示格式”功能 , 以比较两项所选文本并查看其格式属性的不同之处 , 具体使用方法如下:
在“格式”菜单上 , 单击“显示格式”;选择要进行比较的第一项格式文本 , 在“显示格式”任务窗格里 , 在“所选文字”下的第一个框中将会显示一个格式示例;选中“与其他选定内容比较”复选框 。
选择要进行比较的第二项格式文本 , 在“所选文字”下的第二个框中将会显示一个格式示例 。 在“格式差异”框中将显示两项所选文本的差异的具体说明 。
若要使第二项所选文本与第一项所选文本的格式相匹配 , 请单击“所选文字”下第二个框旁边的箭头 , 然后单击“应用原来选定范围的格式” 。
用户可以在“格式差异”中单击带有蓝色下划线的文本并更正不一致的地方 , 或在第二项所选文本中作其他修改 , 如图2所示 。
文章插图
如果两项所选文本完全一致 , 则“无格式差别”就会显示在该框中 。
【用好Word-2003的比较功能高手进阶】 编辑提示:该功能只在Word2003程序中适用 。
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