您从同事的电子邮件中收到一个文档， 它对于您要制作的文档来说可能是一个很好的起点， 于是您用新名称保存了它并按你的需要进行定制 。 您没有在意您的同事在原始文档中留的批注， 因为在您的副本中没有看见它们 。 现在您准备把文档传递到客户手中， 但是您要送给他们的是您最后的完成文档， 而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩 。
或者您使用了Word中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改， 现在您要把简历寄给可能的雇主 。 但是， 请注意， 他看到的应该是您的编辑结果， 而不是您达成结果的思考过程 。
在这两种情况下， 当接到文档的人报告说您的文档难以阅读， 到处都是删除线、下划线和编上的批注框时， 您可能感到很震惊 。 看!这就是您在简历中的目标陈述， 还有三个带删除线的不同目标—而您这一次要使用的目标却是用下划线文本显示的， 您可能就得不到这份工作了 。
这些文本在您发送文档的时候并不在其中 。 Word怎么会找到并显示这些内容的呢?要使Word的表现如您所愿， 应该怎么做?
理解修订功能
可能您已经在Word中使用修订或批注功能， 却没有意识到 。 通常在Word跟踪更改时， 它会用删除线格式显示删除内容， 而将插入内容显示为带下划线的文本 。 删除内容与插入内容—以及批注(或“注释”)—都可显示在页边上的批注框中 。
有各种方法可以隐藏修改或批注， 但使用修订功能所作的修改会一直打开， 而所有插入的批注也一直是文档的一部分， 直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止 。
注：关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注 。 关闭修订会使您能修改文档而不存储插入内容与删除内容， 以及将其显示为带删除线、下划线或批注框 。
我该如何除去修订?
要除去修订和批注， 您需要接受或拒绝更改， 以及删除批注 。 这里就是方法:
1.在“视图”菜单上， 指向“工具栏”， 然后单击“审阅” 。
2.在“审阅”工具栏上， 单击“显示”， 然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:
批注
墨迹注释(仅Word2003有)
插入和删除
正在格式化
审阅者(指向“审阅者”， 然后确保选中了“所有审阅者” 。 )
如果有项目旁边未出现对勾， 则单击该项目以选择它 。
3.在“审阅”工具栏上， 单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处 。
4.在“审阅”工具栏上， 对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注” 。
重复步骤3和4， 直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注 。
注：如果您知道要接受所有更改， 则单击“接受修订”旁边的箭头， 然后单击“接受对文档所做的所有修订” 。 如果您知道要拒绝所有更改， 则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头， 然后单击“拒绝对文档所做的所有修订” 。 要除去所有批注， 您必须删除它们 。 单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头， 然后单击“删除文档中的所有批注” 。
这些修订和批注怎么会在那里的?
您可能以为已经除去了批注或修订， 或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订 。 Word怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?
您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注 。 但是隐藏它们并不等于删除它们， 它们还留在文档中 。 根据您的Word版本和所用的设置， 修订或批注可能在您或别人打开文档时出现 。
如果您不希望别人看到修订或批注， 请在与他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注 。 无论您使用什么版本的Word都应该这样， 因为任何打开文档的人都可以很容易地显示现有修订或批注 。
注：如果您使用Word2003， 则不太可能无意地分发包含修订标记和批注的文档， 因为Word2003默认情况下是显示修订与批注的 。
在哪里可以隐藏修订与批注
有几种方法可以隐藏修订标记与批注， 并可能导致您以为它们不在文档中 。
注：要显示“审阅”工具栏， 指向“视图”菜单上的“工具栏”， 然后单击“审阅” 。
“显示以审阅”框在“审阅”工具栏上， “显示以审阅”框为审阅文档提供了四个选项 。 如果您选择“最终状态”或“原始状态”， 修订标记和批注会隐藏 。 要显示修订标记， 请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态” 。
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