对一个电脑用户来说,文字处理工作是必要的 。 出于某些目的,我们常常需要对自己的文档进行保护 。 这里所说的“保护”有两层含义 。 第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到;第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损,保证文档的完整性 。 现在我就以使用Word多年的经验(虽然有点自卖自夸),谈谈保护Word2000(以下简称Word)文件的方法和措施 。
隐藏文档纪录
当我们打开Word时,首先会看到什么?对了,只要用鼠标点击“文件”菜单,默认情况下会列出最近使用过的4个文件 。 这样,我们打开过的文件会完全暴露在外,无需查找也能轻易被别人发现 。
【Word文档安全保护妙招七则科普大全】 出于保密需要,我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件,要达到这样的目的,只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可 。
这样做就没人能发现最近被使用过的文件了?答案当然是否定的 。 在一般情况下,Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件,对敏感内容应及时予以清除 。 我们可以通过点击“开设”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“高级”选项卡中的“清除”按钮(这是Windows2000下的方法,Windows98下的操作类似) 。 可是,频繁的清除也太麻烦,再说,有时候忘记清除怎么办,有没有一劳永逸的办法呢?我们可以通过修改注册表来实现 。
在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一个名为“NoRecentDocsHistory”的DWord值,将其键值设置为1,可使“文档"菜单中的内容不再改变 。 或者在上述分支下新建一个名为“NoRecentDocsMenu”的二进制值,并将其键值设置为“01000000”,重新启动后“文档”菜单将从“开始”菜单中消失 。
躲开他人视线
现在我们可以开始安心编辑文件了 。 不好,突然有人走了过来——有时我们不希望别人看到自己正在编辑的文档 。 如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑的文档,对已经设置了“不显示最近使用文件”的用户来说,要是目录很深,那可惨了……其实有一种简单的办法:首先用“Ctrl+A”选中全文,再用工具栏中的“字体颜色”按钮将字体设置为白色 。 如果嫌步骤太多,可以自己录制一条宏命令:选择“工具”→“宏”菜单中的“录制新宏”命令,在弹出的对话框中输入宏名(随你自己定,比如“隐藏”),按下将宏指定到键盘的按钮,在弹出的对话框中指定执行这个宏所使用的快捷键组合(我们可以任意选择,但不要和已有的快捷键组合冲突) 。 等别人走开以后,我们再按下Ctrl+Z组合键即可(其实,这是利用“撤销”命令的原理实现的) 。
给文档设置密码
漫长的文字录入工作终于完成了,如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件,就应该给它设置密码 。 打开“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中的“常规选项”,在密码栏中输入密码,确认输入后即可 。 这里要说明的是,Word提供了两种类型的密码用于文件保护:
“打开权限密码”——限制未经授权的用户打开文档;
“修改权限密码”——限制未经授权的用户对文档作修改,没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档 。 这两种密码是相互独立的,可以根据自己的需要分别设定 。 密码的最大长度为15个字符,并区分字母大小写 。 另外,选中“建议以只读方式打开文档”选项,这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示,如果我们选择“否”不接受建议,文档仍以常规方式打开 。 需要提醒大家,别以为加了密码就万事OK了,对许多破解Office文档密码的软件来说,长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击 。 所以,真正需要加密的重要文档,我们还需多加留心,尽量使用数字、字母大小写混合加密 。
加密后的小措施
即使文档已经进行过加密保护,我只要动动鼠标,仍然可以了解你的文档的一些内容 。 用鼠标右击文档,在弹出菜单中选择“属性”,可在“摘要”选项卡的标题项中看到文档的部分正文内容 。 这是为什么呢?
原来很多人习惯在编辑一个新文档的时候先直接输入正文,然后再给文档起标题 。 这样一来,Word就会自动将正文的前几十个字作为文档摘要信息保存下来 。 所以为了使自己的隐私得到更好的保护,我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯 。 如果你不想让别人知道你的一些用户信息,还应在“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等) 。
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