三、用于邮件合并
要把刚才创建的通讯录文档直接用于邮件合并很困难 ， 因为这个文档包含了通讯录清单之外的数据 ， 如标题等 ， Word不承认该文档是合法的邮件合并数据源 。 另一方面 ， 我们可以肯定表格确实包含了邮件合并所需的数据 ， 因此我们只要利用现有文档的数据创建第二个文档（称为数据源文档） ， 使第二个文档只包含表格数据 ， 就可以将它用于邮件合并 。
这种方法有一个缺点 ， 每当我们在原始文档的表格中修改或添加了新的资料 ， 第二个文档也必须修改 ， 不仅不方便 ， 而且容易出错 。 但我们可以另想一种更好的办法 ， 那就是使用链接 。 在数据源文档中插入一个链接 ， 使链接指向原始文档的表格 ， 当原始文档的数据改变时 ， 只要打开数据源文档执行邮件合并 ， Word就会自动应用新的数据 。
下面介绍一下具体的操作步骤 。 打开原始文档 ， 再新建一个文档作为数据源文档 。 在原始文档中选中包含邮件合并数据的表格 ， 按Ctrl+C复制 。 转到数据源文档 ， 选择菜单“编辑”→“选择性粘贴” ， 如图六 。
文章插图
图六
图六对话框中 ， 选择“粘贴链接”选项 ， 从列表选择HTML格式（一般是默认选择） ， 然后点击“确定” 。 如果对话框中的“粘贴链接”选项被禁用 ， 很可能是由于复制原始文档的内容之前没有保存 ， 只要保存一下原始文档 ， 然后重新复制一下就可以了 。 接下来将数据源文档保存到“我的文档”里面的“我的数据源”文件夹（如果没有就新建一个） 。 完成后关闭数据源文档 。
为了验证链接是否有效 ， 现在改动一下原始文档的表格 ， 或者新增一个记录 ， 然后保存并关闭原始文档 。 接下来打开数据源文档 ， 可以看到表格的内容也已经自动更新 。 由于我们用链接代替了实际的数据 ， 所以现在只需要管好原始文档的一批数据 ， 再也不必做同一个数据改二次的笨事了 。
再来看看邮件合并操作怎样利用刚才创建的数据源文件 。 启动Word2002 ， 选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导” 。 选择文档类型“电子邮件” ， 点击“下一步：正在启动文档” 。 选择“使用当前文档” ， 再点击“下一步：选取收件人” 。 选择“使用现有列表” ， 点击“浏览” ， 找到刚才保存在“我的数据源”文件夹的数据源文件 ， 点击“确定” 。 这时 ， Word显示出收件人选择对话框 。 从这里开始 ， 剩余的操作就跟平常执行邮件合并时完全一样了 。
丁香姐姐提示：不要去修改保存在“我的数据源”里面的数据源文件 ， 即使你改动了表格的内容且强行保存 ， 改动结果也会不“稳定” ， 下次改动原始文档之后 ， 再次打开数据源文件时仍会出现原始文档的数据 ， 因为真正保存在数据源文件里的只是一个链接 。
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