一处理大型Word文档的命令和技巧让您无可匹敌 _生活百科

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy 。
本文介绍Word2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word97 ，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。
页眉和页脚
页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端) ，把页号放入页脚(页面底部) 。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单“视图/页面” ，此时文档就显示为打印输出的分页效果。
选择菜单“视图/页眉和页脚” ，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1) 。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

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图1页眉和页脚的命令在“视图”菜单下
要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page} ，这是因为你开启了域代码显示，按下“Alt+F9”可以关闭域代码。
高级页号设置
在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。
在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点，请选择菜单“视图/页眉和页脚” ，然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码” ，而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页” ， “第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。
对于大型文档(实际上是任何文档) ，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单“视图/页眉和页脚” ，切换到页脚，选择“插入自动图文集” ，然后从菜单选择“文件名” 。如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”(如图2) 。

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图2把文档的文件名字插入到页脚
如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。
页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单“格式/样式” ，选择你想要修改的样式，然后依次选择“更改/格式/字体” 。修改字体样式，完成后点击“确定” 。
对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面) 。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，启用“首页不同”选项，然后点击“确定” 。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置(如图3) 。

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图3设置起始页码
取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成0 ，然后点击“确定” 。这样，文档第二页的页号就变成了1 。