随着文献管理软件的不断改进 ， 其功能贯穿于个人知识管理的整个过程 ， 即知识的获取积累、加工整合、交流共享与创新 ， 大大提升了用户信息处理和知识吸收的效率 ， 文献管理软件的功能主要为检索、智能管理和写作 。
1.检索 文献管理软件的检索功能有两层含义：
①对外部数据库的检索和使用：用户使用文献管理软件时 ， 可以直接检索数据库 ， 无需进入相关网站 ， 极大地提高了对外部数据库的使用效率 。
【文献管理软件 文献管理软件的功能】②对已经导入软件中的数据进行检索和二次使用 ， 在已经建立的数据库中利用题名、作者、出处等字段检索特定的信息 。
2.智能管理 对收集的参考文献进行管理是参考文献管理软件的核心功能 ， 内容包括汇集、管理已经获取的文献信息 ， 建立个人文献数据库 ， 保存研究需要的各种参考文献（包括期刊、书籍、专利、会议论文、毕业论文、技术资料等各种资料信息） 。文献管理功能有添加、删除、编辑、排序、去重等一般性管理 ， 也有自动分组、统计分析、形成统计图表等智能化管理 。
3.写作 为了方便用户撰写文章时插入引文和形成参考文献目录 ， 文献管理软件自身带有插件 ， 安装时会自动集成到Word等写作软件中 ， 用户需要时能直接从参考文献数据库中搜索到指定文献 ， 并以特定格式插入文中指定位置 ， 无需手工输入 ， 既节省了时间 ， 也减少了手工输入的错误 。此外 ， 文献管理软件还在积极探索一些新的功能 ， 以期完全实现与写作软件的无缝集成
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