3、归文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰 。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还 。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果 。
3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料 。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借 。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理 。
6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借 。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则 。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙 。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售 。
4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续 。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：
1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启 。
2、档案室内严禁吸烟，工作人员离开档案室时，要关闭门窗，切断电源 。
3、档案室内要经常进行通风，打扫，保持清洁干燥，按时更换防虫药品 。
4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全 。
5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销 。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计：
1、建立档案统计台帐，对收进、移出的档案资料做到帐物相符 。
2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报 。
档案鉴定和移交：
1、成立档案鉴定工作小组 。
2、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位保管期限表，定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定，准确地判定档案的存毁 。
3、销毁无保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见 。登记造册，经单位领导人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字 。
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