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当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方 。出国前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的 。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她：“I’d like to make an appointment with Mr.Lee.“（我想和李先生约见一次 。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈 。
如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便 ， 能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行 。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“I will arrange everything.“ (我会安排一切 。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通 。
如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属 ， 勿在沟通过程中做不必要的干扰 。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱 。
沟通时 ， 仍然要遵守一般的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感 ， 提高你的沟通效率 。此外，坐姿不良 ， 在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对你产生不良的印象 ， 而减低与你洽谈的兴致 。
如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“I’m sorry. It’s my fault.“（对不起 ， 是我的错 。）通常能够获得对方的原谅 。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪 。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端 。
以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感 ， 而使结果适得其反 。服务员上错了菜 ， 旅馆女服务员忘了整理你的房间 ， 送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼 。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方 “I have a complaint to make.”（我有怨言 。）然后告诉他所发生的事 。
具体的物品通常比口头描述更有说服力 。当客户听到你说 “We have a pamphlet in English．“（我们有英文的小册子 。）或 “Please take this as a sample“（请将这个拿去当样品 。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题 。
当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的 。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解 。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通 。
如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手 ， 向他提供有助于沟通进行的服务与设备 。例如，大大方方地告诉他“You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备 。）
每个人都希望自己的意见受到重视 。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“What is your opinion？”（你的意见是？）或“ I’d like to hear your ideas about the problem．”（我想听听你对这个问题的看法 。）不但让对方感觉受到重视 ， 更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议 。
如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致 。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“I had the right-of-way.“（我有优先行驶权 。）或没告诉他“ I think I should call a lawyer.“（我想我该叫个律师 。）你也许因此而吃了大亏 。
任何一个冲突或误解的产生 ， 都有潜在原因 。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因 。向对方探询“What seems to be the trouble？”（有什么困难吗？）或问一句“Is there something that needs our attention?“ 有什么需要我们注意的吗？）都能表示你对事情的关切 。知道问题的症结，才有办法进行沟通 。
当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他 。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意 。你的一句“Please tell me about it”（请告诉我这件事的情况 。）或“I’m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事 。）令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任 。
当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议 。例如：你运送到客户手上的货物 ， 的确不是订单上所标明的 ， 而你又能立即向他保证 “We＇ll send you a replacement right away.“ （我们会立即寄给您一批替换品 。）或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep the material．”（如果您留下这批材料，我们可以为您调整价格 。）那么，客户心中的忧虑必定立刻减半，而愿意考虑您的提议 。
商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍 。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Is this what we decided? ”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱 ， 就应告诉对方“I＇ll have to return this contract to you unsigned.“（我得将这份合约退还给你 ， 不能签名 。）以示抗议 。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊 。
英语不是我们的母语，听不懂是很自然的 。听不懂又装懂，那才是有害的 。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”Would you mind repeating it?“（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些 。如果你还是没听懂 ， 那么仍然要用这个老方法：“Could you explain it more precisely?”（您能解释得更明白一点吗？）
连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作肯定的答复，是绝对需要花费一番心思的 。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答“Yes” 。因此，在沟通场合开始前 ， 不妨先细心地想一下 ， 你所希望对方接受的条件，对他有什么好处 ， 试着以“Is it important that …?”（…是不是对您很重要？）或“Is it helpful if …?”（如果…是不是对你有帮助？）来获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了 。
沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价 。买方希望卖方减价一百五十元 ， 而卖方只想减价五十元 ， 双方一阵讨价还价之后 ， 最后减了一百元 。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最后的让步：“The best compromise we can make is … ”（我们所能做的最好的折衷办法是…）或是“ This is the lowest possible price．”（这是最低的可能价格了 。）然后坚定不移，否则如果让步得太过 ， 你可就要有所损失了 。
在商场上讲求信用，一旦允诺人家的事情，要再反悔 ， 会令人产生不良印象 。因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑 。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时 ， 不妨请他给你一点时间“Please let me think it over．”（请让我考虑一下 。）或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow？”（明天再答复您行吗？）切记，仓促地下决定往往招致严重的后果！
【跟人沟通的20个绝招】在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No．”拐弯抹角地用“That＇s difficult“（那很困难 。）或“Yes, but...“（好是好，可是…）来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝 。如果你说“No，but…”对方便清楚地知道你是拒绝了 ， 但似乎还可以谈谈 。这个时候，你因为已先用“No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了 。
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