跟人沟通的20个绝招


跟人沟通的20个绝招

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当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方 。出国前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的 。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:“I’d like to make an appointment with Mr.Lee.“(我想和李先生约见一次 。)让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈 。
如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便 , 能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行 。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything.“ (我会安排一切 。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通 。
如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属 , 勿在沟通过程中做不必要的干扰 。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱 。
沟通时 , 仍然要遵守一般的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感 , 提高你的沟通效率 。此外,坐姿不良 , 在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对你产生不良的印象 , 而减低与你洽谈的兴致 。
如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的“I’m sorry. It’s my fault.“(对不起 , 是我的错 。)通常能够获得对方的原谅 。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪 。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端 。
以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感 , 而使结果适得其反 。服务员上错了菜 , 旅馆女服务员忘了整理你的房间 , 送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼 。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方 “I have a complaint to make.”(我有怨言 。)然后告诉他所发生的事 。
具体的物品通常比口头描述更有说服力 。当客户听到你说 “We have a pamphlet in English.“(我们有英文的小册子 。)或 “Please take this as a sample“(请将这个拿去当样品 。)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题 。
当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的 。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解 。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通 。
如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手 , 向他提供有助于沟通进行的服务与设备 。例如,大大方方地告诉他“You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备 。)
每个人都希望自己的意见受到重视 。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句“What is your opinion?”(你的意见是?)或“ I’d like to hear your ideas about the problem.”(我想听听你对这个问题的看法 。)不但让对方感觉受到重视 , 更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议 。
如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致 。试想假如你在向警察描述车祸的发生时,不能提醒他“I had the right-of-way.“(我有优先行驶权 。)或没告诉他“ I think I should call a lawyer.“(我想我该叫个律师 。)你也许因此而吃了大亏 。
任何一个冲突或误解的产生 , 都有潜在原因 。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因 。向对方探询“What seems to be the trouble?”(有什么困难吗?)或问一句“Is there something that needs our attention?“ 有什么需要我们注意的吗?)都能表示你对事情的关切 。知道问题的症结,才有办法进行沟通 。
当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他 。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意 。你的一句“Please tell me about it”(请告诉我这件事的情况 。)或“I’m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我为我的错误感到抱歉,并向您保证,我会尽全力处理此事 。)令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任 。
当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议 。例如:你运送到客户手上的货物 , 的确不是订单上所标明的 , 而你又能立即向他保证 “We'll send you a replacement right away.“ (我们会立即寄给您一批替换品 。)或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep the material.”(如果您留下这批材料,我们可以为您调整价格 。)那么,客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议 。
商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍 。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? ”(这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱 , 就应告诉对方“I'll have to return this contract to you unsigned.“(我得将这份合约退还给你 , 不能签名 。)以示抗议 。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊 。
英语不是我们的母语,听不懂是很自然的 。听不懂又装懂,那才是有害的 。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难,你只要说”Would you mind repeating it?“(您介意再讲一遍吗?),相信对方不但会再说一遍,而且连速度都会放慢些 。如果你还是没听懂 , 那么仍然要用这个老方法:“Could you explain it more precisely?”(您能解释得更明白一点吗?)
连续发问沟通对手给予肯定答复的问题,最后引导他对你的主要建议也作肯定的答复,是绝对需要花费一番心思的 。通常沟通对手只对自己有利的问题,才会痛快地回答“Yes” 。因此,在沟通场合开始前 , 不妨先细心地想一下 , 你所希望对方接受的条件,对他有什么好处 , 试着以“Is it important that …?”(…是不是对您很重要?)或“Is it helpful if …?”(如果…是不是对你有帮助?)来获得他的肯定,那么要使你的建议通过也不难了 。
沟通双方的互相让步,最常见的例子就是讨价还价 。买方希望卖方减价一百五十元 , 而卖方只想减价五十元 , 双方一阵讨价还价之后 , 最后减了一百元 。不论你的对手是如何的咄咄逼人,你总得做一个最后的让步:“The best compromise we can make is … ”(我们所能做的最好的折衷办法是…)或是“ This is the lowest possible price.”(这是最低的可能价格了 。)然后坚定不移,否则如果让步得太过 , 你可就要有所损失了 。
在商场上讲求信用,一旦允诺人家的事情,要再反悔 , 会令人产生不良印象 。因此,在下决定之前,务必要经过深思熟虑 。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时 , 不妨请他给你一点时间“Please let me think it over.”(请让我考虑一下 。)或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow?”(明天再答复您行吗?)切记,仓促地下决定往往招致严重的后果!
【跟人沟通的20个绝招】在商务沟通上,该拒绝时,就应该斩钉截铁地说“No.”拐弯抹角地用“That's difficult“(那很困难 。)或“Yes, but...“(好是好,可是…)来搪塞,会令对方觉得你答应得不够干脆,而不是在委婉地拒绝 。如果你说“No,but…”对方便清楚地知道你是拒绝了 , 但似乎还可以谈谈 。这个时候,你因为已先用“No”牵制对方,而站在沟通的有利位置上了 。

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