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冲锋陷阵-Office局部文档操作小技巧为你解答

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如果说Office软件中的每个文字都是一个士兵 ， 有时我们并不需要统统调遣 。 正确有效地发出指令 ， 特定部队 ， 向前冲锋!
Word篇
竖向选择
聪明的司马光砸缸救人 ， 而没有费时间去找长竹竿捞出伙伴 。 在Word中似乎所有选择都是横向的 ， 一旦需要删除竖向排列的文字(比如空格、序号等) ， 只能手工一点点操作吗?其实 ， 还真有一种竖向块操作方式 ， 非常快捷 。 只要按住ALT键 ， 同时按住鼠标左键不放 ， 顺势往下拉 ， 会出现文字反选色块(见图1) ， 不费吹灰之力就完成了竖向选择 ， 要删除 ， 要修改 ， 随心所欲 。

局部保护
防弹背心之所以没有把全身裹住 ， 是为了轻便和节省材料 。 把Word文档分发给各员工填写资料 ， 一些关键内容被不慎删除的情况时有发生 。 别担心 ， 我们把关键部分保护起来!
选定需要编辑的文本(按住Ctrl键可选中不连续的内容) ， 进入“工具→保护文档”命令(见图2) ， 在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)” 。 如果允许打开文档的任何人编辑所选部分 ， 则选中“组”框中的“每个人”复选框;如果允许特定的个人编辑所选部分 ， 单击“更多用户” ， 然后输入用户名(可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址) ， 用分号分隔 ， 确定 。 最后按下“是 ， 启动强制保护”按钮 ， 输入密码 ， 确定返回即可 。 穿上保护衣后 ， 如果你没有获得授权 ， 试图对文档进行编辑操作时 ， 在状态栏会出现“不允许修改 ， 因为此文档已经锁定”的提示 。 如果是允许编辑的人 ， 单击任务窗格底部的“停止保护”按钮(或进入“工具→取消文档保护”命令) ， 输入正确密码 ， 就可以解除锁定了 。

局部“分栏”
梅花阵 ， 进可攻 ， 退可守 ， 在文档中 ， 为了版面的美观等需要 ， 不妨摆个梅花阵 。 有人马上想到“格式→中文版式→纵横混排” ， 不错 ， 但是我们大多数都习惯于横向排列 。 比如 ， 一页里有部分内容需要分栏 ， 而一部分不分 ， 如何实现?
太简单了!难道“分栏”只对整篇文章起作用?首先把要分栏的段落选中 ， 进入“格式→分栏” ， 就可以了 ， 如果先不选中 ， 就默认对整个文档进行分栏 。 此外 ， 利用文本框实现文字的随意排列也非常方便 ， 在其他领域也很实用 ， 比如Excel左上角的斜线表头应用 ， 以及PPT的文字绕图应用等 。
Excel篇
部分文字玩特效
我们认为电脑是万能的 ， 自己的手也是万能的 ， 什么都可以输入电脑 ， 可是当遇到平方、下划线等情况 ， 就犯愁了 。 比如现在输入单位“kg/m3” ， 如何把中间的3变成上标?很简单 ， 选中数字3 ， 点击“格式→单元格” ， 选中“特殊效果”里的“上标”就完成了 。 看 ， 删除线、下标 ， 以及各种下划线都在这里(见图3) ， 是不是以前粗心的自己从未注意过?

局部“捉迷藏”
蜥蜴是聪明的 ， 它懂得通过不断变化的颜色来保护自己 。 与Word的局部保护相比 ， Excel的应用更具广泛性 ， 而且无论想把哪里藏起来 ， 都不在话下 。
先看看最轻微的“隐身” 。 选择要隐藏的单元格区域 ， 进入“格式→单元格” ， 单击“数字”选项卡 ， 在“分类”框中单击“自定义” ， 然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;” ， 确定 。 好了 ， 单元格中的内容不会显示在工作表中 ， 但当你单击这个单元格后 ， 编辑栏中会显示其内容 。
如何完全隐身呢?在“保护”选项卡中 ， 选中“隐藏”复选框 ， 确定 。 然后进入“工具→保护” ， 单击“保护工作表”(见图4) ， 选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框 ， 还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码 ， 确定即可 。 要恢复显示 ， 在“工具→保护”子菜单中单击“撤消工作表保护”就OK 。 一定要记牢或不用密码 ， 避免不必要的麻烦 。 还可以把要保护的局部区域的字改为白色 ， 让别人看不到数据 ， 再进行整个工作表的保护 。

行列的折叠
降落伞不用时收成一个伞包 ， 那么暂时没用的行列能先收起来吗?
有时候数据过多 ， 为了把最重要的数据显示在单元格中 ， 可以把行或列隐藏起来 。 首先任意点击一个单元格 ， 进入“格式→行→隐藏”(见图5) ， 这个单元格所在的行就隐藏起来了 ， 隐藏列的方法相似 。
【冲锋陷阵-Office局部文档操作小技巧为你解答】

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