层次和段落的划分是科技文书结构安排的核心内容 。
层次是文章内容上相对完整的意义单位，着眼于思想内容的划分 。它是用来表现文章内容展开的逻辑顺序和作者思路的结构单位，从整体上确定了全文的逻辑关系，所以也叫“意义段”“逻辑段” 。层次如果划分合理，文章内容就会脉络分明、气势贯通 。
在写作科技文书的过程中，作者一般会按时间的先后顺序、空间方位的变化、事物的性质、事理之间的逻辑关系来划分层次 。比如，在描述实验的步骤或流程、农作物的生长、事态的变化、事物的发生和发展等情况时，大都按时间的先后顺序安排文章的层次；在描述建筑的布局、机器的结构、疫病的蔓延等情况时，大都按空间方位的变化（由前到后、由上到下、由外到内、由近及远等）来安排文章的层次；在叙述事物的种类、特征、功能、原因等情况时，大都按事物的性质分门别类地划分层次，在这种情况下，各层次之间一般为并列关系，并围绕主题逐一展开；在阐发事理时，大都按事理之间的逻辑关系（从现象到本质，从实践到理论，从感性到理性等）来划分层次等 。
段落是组成文章篇章的结构单位，一般是在作者行文时随机设置、自然形成的，所以也叫“自然段” 。在划分科技文书的段落时，需要注意以下三点：
（1）段落表达的意思必须单一、完整 。所谓单一，即一个段落一般来讲只能集中表达一个意思，段落中的所有句子都是围绕着这个中心意思组织起来的 。所谓完整，即在一个段落中要把一个相对独立的意思表达完整 。
（2）各段落间要有内在联系 。一篇文章中的每个段落，都是全篇的有机组成部分，段与段之间应该有着严密的逻辑联系，不能互不关联 。
【科技文书的层次划分与段落划分】（3）段落的长短要适度 。在写作科技文书时，段落设置要恰到好处，要适度，不必机械地追求所谓的“匀称”，但也应防止过短或过长 。
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