要输入表格形式的数据 ， 最方便的工具莫过于我们熟悉的老朋友Word和Excel了 。 两者都适合输入数据关系简单的表格 ， 但如果要对数据进行复杂的处理 ， 那就要用到Office中数据处理的重型武器——Acess 。
【用Word数据表单快速输入大批数据1来看看】 本文的主角是Word的数据表单工具 。 掌握了这个工具 ， 我们就可以通过一个方便的对话框窗体将表格形式的数据快速输入Word文档 ， 避免编写大型表格时经常会遇到的问题 ， 例如超宽表格的水平滚动等 。
一、数据表单简介
Word的数据表单工具实际上属于邮件合并功能 。 如果你曾经在邮件合并操作中输入过收件人姓名和Email地址的清单 ， 可能已经遇到过它了 。 但可能你还不知道 ， 这个表单工具还可以单独使用 ， 可用来创建任何表格 ， 并不局限于邮件合并 。 通过这个表单工具 ， 我们可以创建和管理数据清单 ， 对数据清单进行排序 ， 甚至还可以查找符合特定条件的数据 。
首先我们准备好试验用的数据 。 新建一个Word文件 ， 创建一个表格 。 为简单计 ， 我们只创建一个简单的邮件和电话号码表 ， 包括职工姓名、部门、电话分机号码、Email地址这几列内容 。 初始的表格如图一所示 。
文章插图
图一
数据表单最好通过“数据库”工具栏访问 。 “数据库”工具栏默认是不显示的 ， 现在我们先要显示出这个工具栏：选择Word菜单“视图”→“工具栏”→“数据库” 。 如图二 ， 将鼠标移到按钮上面 ， 稍作停留 ， 就可以看到简短的说明 ， 其中就有调用数据表单、排序和查找记录的按钮——这里已经提供了管理一个简单列表需要的所有功能 ， 根本不必离开Word去寻找“外援” 。
图二
要从通讯录表格创建数据表单 ， 先点击表格内的任意位置 ， 然后点击“数据库”工具栏最左边的“数据表单”按钮 。 Word分析表格的结构 ， 将表格的列标题作为数据表单输入项目的标签 。 例如 ， 表格的第一个列标题“部门”成为输入表单第一项的标签 ， 第二列标题“姓名”成为输入表单第二项的标签 ， 等等 ， 如图三所示 。 如果标签的两个字之间有空格 ， 例如“部门” ， Word会自动加上下划线 ， 变成“部_门” 。
文章插图
图三
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