说到企业内部系统的推广 , 一般会认为无需推广 , 直接下一个通知大家都得用 。 说到推广的方法 , 很多人可能直接就想到一种方法——培训 。 是的 , 企业内部系统有其特殊性 , 因为用户就是自己的员工 , 他在这里工作就得使用企业的内部系统 , 无论其体验如何 。 但企业内部系统做得怎么样 , 是会影响“员工体验”的 , 影响他受雇于这家企业的满意度和继续受雇的意愿 。也就是说 , 企业内部系统是员工工作环境的一部分 , 有必要重视企业内部系统的“员工体验” , 增加大家工作的愉悦度 , 提高工作效率 。 更不用说对于金融企业来说 , 信息系统作为产品生产线的重要性 。
本文试图总结笔者近年来做企业内部系统运营推广的一些方法 , 有些是内部工作改进 , 有些是借鉴业内先进经验的微创新 。 拿出来与大家交流 , 很多地方还做得不够好 , 也请提出批评意见 。
一、提倡“用户参与设计” , 通过多种方法让用户参与到系统需求和设计工作当中来 。
- 考虑做某一系统的升级改造时 , 通过多种方式征集用户意见 。
- 找业务部门进行典型用户的深度访谈 , 包括面对面访谈和电话深访 。 访谈的要点包括:进行访谈前要制定访谈提纲;要选择被访谈用户 , 一般一组6人左右;访谈之后要进行总结 。
- 对于系统改造初步思路通过问卷调查的定量调研方式进行验证 。 通过验证的思路就作为下一步需求分析的内容 。 这样不至于都是按照需求方和信息部门的想法来做系统 , 而是一开始就把握是与用户需求合拍的 。
- 在系统原型设计初步完成之后 , 找典型用户进行可用性测试 , 提前发现可能的使用问题 , 进行调整 。 如果调整比较大 , 要进行下一轮可用性测试 。
二、加强业务测试 , 以测代训 。 对于一些业务项目来说 , 业务测试非常必要 。 一般来说 , 系统测试人员关注于系统功能是否实现 , 较少关注可用性 , 对于数据是否准确就更加不敏感 。 所以业务项目加强业务测试是很有必要的 。
我们进行业务测试的步骤包括:
- 制定业务测试方案 , 包括确定业务测试的形式——集中测试还是分散测试 , 业务测试的时间、地点 , 参加业务测试的人员 , 以及业务测试用例和测试数据准备 。
- 执行业务测试 。 如果是集中业务测试 , 会演示待测试系统 , 介绍测试流程和要求 。 然后参加测试人员开始按照业务测试用例进行测试 , 记录测试意见 。
- 业务测试意见反馈 。 业务部门收集业务测试意见并反馈给信息部 , 然后双方共同讨论确定哪些是bug要改正 , 哪些是需求变更并确定是本期修改还是下期修改 。
- 系统bug修正和验证 。 信息部修正系统bug , 然后提交业务部门验证 , 如果还有问题就重复步骤3和4 。
- 业务测试验收通过后 , 系统达到上线要求 。
三、在系统上线后的培训这是传统的系统推广方法 , 但培训也可以有多种形式 , 比如视频会议培训、实地培训、在线视频培训等 。
四、运用多种方式管理系统上线风险、实现平滑过渡新系统上线存在风险 , 可能导致系统上线后出现问题甚至事故 , 影响用户使用 。 有必要采取多种方式管理系统上线风险 , 实现平滑过渡 。
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