接电话的基本礼仪技巧 接电话的技巧

接电话的技巧(接电话的基本礼仪技巧)
1.及时回答
一旦电话铃响,你应该尽快接听 。不要让对方等太久,因为等待的人特别容易变得焦虑 。如果因为各种原因不能及时接电话,拿起话筒后要表示歉意,并做好解释 。
如果是你公司的工作电话,应该在铃响两次之前接听 。否则,人们会怀疑你公司的工作效率,进而影响你公司的形象 。
如果在家接电话,虽然没有必要像在单位那样及时,但尽快接电话是对对方的尊重 。
如果电话铃声超过五次,你也应该向对方道歉 。很有必要向对方说明迟迟不接电话的原因 。

接电话的基本礼仪技巧 接电话的技巧

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妥善处理
在工作场所接电话 。当你拿起电话时,你应该先问候对方,然后报告你的名字 。或者先自我报告,然后互相问候 。这样做是出于礼貌,第二,说明有人在认真听,第三,万一打错了可以省不少口舌 。因为在职场中,效率永远是第一位的考虑因素,标准化的电话回复不仅体现了对对方的尊重,也体现了单位的高效率和严格管理 。
在私人公寓接电话的时候,出于自我保护,可以按照国外的惯例用电话号码作为自己的名字,也可以只给出自己的姓,不留下名字,或者干脆不介绍自己 。打完电话后的问候应该是礼貌的 。千万不要拿起话筒,没有礼貌地直接问和答 。
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3.说话时的态度
打电话的时候,即使有急事,也要用心接,不要三心二意,也不要把电话放在一边 。接电话时,你应该有礼貌,有礼貌 。虽然表面上看不到对方接电话时的态度和表情,其实在通话过程中对方其实能感受到这一切 。
在办公室接电话时,尤其是有外宾在场时,最好靠近电话,双手握住话筒,面带微笑,以站立的姿势与对方进行友好交谈;不要坐以待毙,抓起电话,抱在怀里,搂着脖子说话 。
不要拉着电话线到处乱说话;不要坐在桌子的角落里,躺在沙发上或把腿举到桌子上,炫耀地和对方说话 。
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4.态度好
打电话时要认真 。这是对对方的尊重 。虽然电话里对方看不到你的姿势和表情,但你的声音会不自觉地把你的姿势、表情和情绪传达给对方,让对方感受到你此时此刻对他的态度 。因此,从拿起话筒的那一刻起,直到通话结束,最好注意自己的行为 。打电话前保持冷静 。当你们在电话中交谈时,你不应该打断别人的谈话 。
另外,注意避免拿起话筒接电话时与朋友说笑;不要在电话交谈结束到挂断前的这段时间急于和别人交谈,更不要谈论与对方无关的话题 。如果你必须处理紧急的事情,你应该向对方解释 。
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5.说话时语音语调要恰当 。
由于双方处于两个看不到对方的地方,人们往往会通过对方的声音去揣摩对方的期待、情绪甚至长相,形成一个关于对方的电话形象 。因此,在电话交谈中使用正确的语音语调是非常重要的 。打电话的时候,说话的语气要尽量柔和,表达你的友好,生活和创业的生硬语气很容易让人觉得不太友好 。拼写要准确,句子要简短,语速要适中,语气要亲切、和谐、自然 。
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6.仔细听,及时记录 。
打电话时,双方都应该集中精力仔细听对方的讲话 。为了表现出他们在用心倾听,理解对方的意思,他们需要用一些简单的话给予礼貌的反馈 。办公室里的商务电话通常需要录音 。记录的内容包括五个方面,来电者姓名、单位、来电时间、主要内容和联系方式 。如有重要内容,及时记录 。
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