文章插图
【会议团队接待程序】一、*部接待程序：
*部在获取*在宾馆举办会议**后 ， 应着手做以下工作：
1、及时与会务方负责人进行联络
（1）清楚了解会议*质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
（2）若属大型、重要*会议接待，在和*商定有关接待细节后 ， 应及时向部门主管*汇报情况，由部门主管*召开协调会议，统筹整个会议*接待工作 。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商*过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关*会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求*场地和客房 。当确认场地及客房可按*要求提供后 ， 应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间**书 。
3、商谈价格
当确认场地及客房*安排没有问题后，应根据实际情况给*提供清晰*价格 。如该活动涉及多项内容 ， 应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡 。
价格政策是相对固定* ， 如超出自己*权限，应及时向主管*请示 。
4、签订会议协议 ， 收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后 ， 双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应*会议押金；
5、下发会议接待*单
签订好会议协议后，根据双方协商*具体内容和有关细节，填写会议接待*单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议*档案；
6、会议接待
发出会议接待*单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持* ， 协调会场*布置 ， 跟踪会议进程；
7、会议结账
会议结束，若*消费*账，其帐务由*部和财务部共同催收，餐饮部给予协助；
8、会议送别
恭送会务方*及办会负责人 ， 为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情；
9、会议结束
会议结束，视需要召开总结会，*会议接待*得失，并将*意见反馈至相关部门，同时*部应做好回忆资料*存档工作；对有新闻价值*会议接待活动，可撰稿送媒体发表 。
二、房务部接待程序：
房务部接到*部所下发*会议接待*单后，应做到：
1、会议接待*前期工作
（1）熟悉、了解会议接待*单*内容；
（2）了解结算方式，收费项目、*人和费用签单人；
（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途*、撤酒水、加床；
（4）落实房间配备*鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；
（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达；
（6）负责会议嘉宾报到时房卡*分发等 。
2、会议排房
按会议接待要求安排相应*房间，在房类资源充足*情况下，房间安排力求集中 ， 同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态*房间 。
3、会议空房
确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房* 。
4、会议嘉宾入住
（1）在会议客人到店前一天，与*部就会议接待用*宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前*准备工作；
（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前*房间 ， 确保房间处于正常状态；
（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人*行李 。若遇问题，及时与*部会议接待负责人* 。
5、会议嘉宾离店
（1）礼宾官接待*，应及时协助客人收送行李；
（2）前台收银处快速结账；
（3）协助客人安排好车辆 。
6、关注重要宾客*消费习惯，收集整理客史资料 。
三、餐饮部接待程序
餐饮部接到由市场*部下发*会议接待*单后，应做到：
1、会议接待前期工作
（1）做好记录，根据会议接待*单，准确掌握会议*举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待*逐级传递；
（2）根据会议接待*单及会务方*要求，至少提前半天布置会?。?br>（3）由宴会主管按宾馆服务标准和*要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施*摆放与清洁、电源音响设备**能状态、会场*布置质量、服务人员*精神面貌等），发现问题立即整改 ， 力求没有疏漏；
（4）提前两天跟进会务方及*部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求 ， 并为会议客人预留用餐场所 。
2、会议接待中
（1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到?。觳位峒伪觯?
